Sponsoring: Tips voor het aantrekken van sponsors

Een nieuw kunstgrasveld aanleggen? Een clinic door internationals? Nieuwe materialen of een verbouwing van het clubhuis? Op zulke momenten is bijna iedereen wel bereid een handje mee te helpen. Bovendien moet het financieel allemaal wel haalbaar zijn. Het werven van nieuwe sponsors, buiten de al bestaande sponsors is dan een belangrijk onderdeel van het verwezenlijken van uw wens.

Twee zaken die van belang zijn bij de verwerving van nieuwe sponsors
1. neem een actieve houding aan

2. onderken de verschillen in benadering van potentiële sponsors

Het advies is, gericht te kijken naar een mogelijke hoofdsponsor en binnen de vereniging en de directe relaties op zoek te gaan naar kleinere sponsors voor bijvoorbeeld een advertentie in het clubblad, borden langs de velden, shirtsponsoring van een tweede of jeugdteam. Vaak zijn ouders een zeer interessante doelgroep voor deze manier van sponsoren 

Sponsoring kent vaak een extra dimensie: samenwerking. Probeer een langdurig contract voor te stellen. Vaak kost het vastleggen van een sponsor voor één jaar net zoveel tijd als voor vijf jaar.

Het leggen van contact 
Nadat de potentiële sponsors in kaart zijn gebracht moet vaak het eerste contact worden gelegd. Doorgaans komt men in contact middels het schrijven van een brief. Een brief is als eerste contact beter dan een telefoongesprek. Een brief dwingt tot lezen, ligt op het bureau en vraagt om een (re)actie. Wel kan men van te voren met het bedrijf bellen om de brief aan te kondigen.

Voor de vorm van de brief gelden de volgende regels:

• niet langer dan anderhalf A-4;
• naam bedrijf en persoon overal correct gespeld;
• verwijs naar eventuele gezamenlijke relatie/kennis;
• enthousiast, met pakkende intro en bondige taal, zonder vakjargon;
• sluit af met de opmerking dat u graag verder meedenkt in een persoonlijke kennismaking en dat u zult bellen om een afspraak te maken; het bestuur tekent en er wordt één contactpersoon genoemd.
   

Inhoudelijk moet de brief duidelijk maken wat de kansen zijn die de vereniging aan het bedrijf kan bieden. Vraag niet om geld, maar laat zien hoe het bedrijf de club kan inzetten voor zijn doelen. Geef in de brief informatie over de vereniging. Men kan hierbij denken aan de geschiedenis van de vereniging, het prestatieniveau, ambities, presentatie van de bestuursleden en andere sponsors als die er zijn.

Het sponsorvoorstel
Een sponsorvoorstel beschrijft een aantal zaken waaronder in ieder geval het pakket tegenprestaties dat de vereniging de potentiële sponsor te koop aanbiedt tegen een van te voren vastgestelde prijs. Het voorstel moet in goed Nederlands geschreven zijn, er verzorgd uitzien en relevante bijlagen moeten worden meegestuurd.

Het sponsorvoorstel kent vier aspecten:

1. De inleiding: met wie heeft de sponsor van doen;

2. Een begeleidende brief: waarom heeft onze vereniging sponsors nodig en hoe denkt onze vereniging met sponsors om te gaan;

3. Het aanbod: het voorstel dat de potentiële sponsor wordt gedaan;

4. De verlangde tegenprestatie: ontwikkel tarieven voor reclameborden, advertenties in het clubblad, etc.

Opzetten van een sponsorbeleid
Het opzetten van een sponsorbeleid is noodzakelijk wanneer de sponsoring verder gaat dan alleen een advertentie in het clubblad. In het sponsorbeleid is niet alleen vastgelegd hoe sponsors benaderd dienen te worden, maar ook door wie en met welk mandaat.

* Enkele voorwaarden die gesteld kunnen worden aan de persoon van de afdeling sponsoring, zijn:

• De tak van sport kennen;
• De sterke en zwakke punten van de vereniging kennen;
• Over creativiteit beschikken;
• Goede contactuele eigenschappen hebben;
• Over een netwerk beschikken
• Afspraken nakomen.
   

Twee stappen kunnen in de voorbereiding behulpzaam zijn:

1. Het vergaren van kennis en informatie. Men kan hierbij denken aan beperkingen of regels vanuit de bond ten aanzien van sponsoring.

2. Het analyseren van de eigen vereniging. Hierbij kan men denken aan het analyseren van:

• ledenbestand (leeftijdsopbouw, verhouding mannen / vrouwen)
• materialen (inrichting clubhuis, sportmateriaal etc.)
• leveranciers (kortingen)
• producten (evenementen, toernooien etc.)

Een sponsor gevonden, maar wat moet er in het contract komen? 

Voor een sportvereniging bestaan grofweg 3 aandachtspunten bij het aangaan van een contract met een sponsor.

1. sponsorcontract moet in lijn zijn met het bondsreglement

De KNHB heeft regels voor sportsponsoring vastgesteld waaraan de aangesloten verenigingen zich moeten houden. Vaak gebeurt dit in de vorm van een sponsorreglement.

2. sponsorcontract is niet alleen een zaak van het bestuur

• het is van groot belang dat er voor het sponsoringbeleid voldoende draagkracht is binnen de gelederen.
• de interne procedure worden geregeld. Wie mag met de sponsors onderhandelen? Voor welke beslissing is goedkeuring nodig?
• Tenslotte is het belangrijk dat degenen die voor de club de onderhandelingen met de sponsors hebben gevoerd, het bestuur en de leden informeren over de sponsoringafspraak.

3. een modelcontract dient als checklist

De KNHB heeft een modelcontract opgesteld op het gebied van sportsponsoring. Het is niet aan te raden om bij het opstellen van een sponsoringcontract zomaar klakkeloos een modelcontract of een ander al bestaand voorbeeld van een contract over te nemen. Een modelcontact is uitsluitend bedoeld als een checklist bij het opstellen van een sponsoringovereenkomst en niet als een in alle gevallen te gebruiken standaardcontract.

De Inhoud
Wat moet er in ieder geval instaan?

1. Partijen

Een omschrijving van de contractpartijen onder vermelding van de rechtsvorm, het nummer van inschrijving bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en de personalia van de functionarissen die het contract tekenen.

2. Considerans

Een omschrijving van de uitgaanspunten en omstandigheden die aan het aangaan van het contract ten grondslag liggen in een considerans (in aanmerking nemende dat of overwegende dat)

3. Wederzijdse kernprestaties

De kernprestaties van de gesponsorde sportvereniging kunnen in de volgende gradaties omschreven worden:

• De activiteiten die worden gesponsord
• De communicatiemogelijkheden die de gesponsorde biedt
• De exposure die de activiteiten in de media krijgen

In geval van betaling van een geldbedrag door de sponsor moeten de betalingscondities (factuurdata en betalingstermijnen) worden afgesproken.

4. Verwijzingen naar bondsreglement
Als de sportvereniging zich wil beroepen op voor haar geldende regelingen, moet daar expliciet in de overeenkomst naar worden verwezen

5. Duur van de overeenkomst
Een sponsoringovereenkomst kan worden afgesloten voor bepaalde of onbepaalde tijd maar in geval van sponsoring van een sportvereniging ligt een contract voor bepaalde tijd het meest voor de hand

6. Branche-exclusiviteit
Vaak zal de sponsor branche-exclusiviteit willen wat inhoud dat de gesponsorde sportvereniging geen sponsoringcontracten af mag sluiten met concurrenten uit dezelfde branche