Sponsoring: Eindelijk een sponsor! nu het contract nog..

Wat moet er in een sponsoringovereenkomst geregeld worden?
Als een sportvereniging eenmaal een sponsor gevonden heeft, moeten de afspraken die tijdens de onderhandelingen zijn gemaakt, op papier worden gezet in een contract. Om onenigheid in de toekomst te voorkomen, is het van groot belang dat in ieder geval de belangrijkste zaken vastgesteld worden. Wat moet er nu precies in zon sponsorovereenkomst staan?

De positie van de gemiddelde sportvereniging is, waar het gaat om sponsoring, vaak niet eenvoudig. Er moet rekening worden gehouden met regels die van bovenaf worden opgelegd, bijvoorbeeld door de sportbond. Ook zal de sportvereniging zelf het nodige dienen te regelen, bijvoorbeeld om zeker te zijn van de medewerking van de leden aan een sponsoringcontract. Grogweg bestaan voor de sportvereniging bij het aangaan van een contract met een sponsor de volgende drie aandachtspunten.

Drie aandachtspunten:
1. Sponsorcontract moet in lijn zijn met bondsreglement
Een sportbond kan regels voor sportsponsoring vaststellen waaraan de aangesloten verenigingen zich moeten houden. Dit gebeurt veelal in de vorm van een sponsoringreglement, maar kan ook gestalte krijgen in bestuursbesluiten. Het gaat daarbij niet om inhoudelijke regels (bijvoorbeeld welke tegenprestaties wel en welke niet mogelijk zijn), maar ook om procedurele regels, zoals goedkeuring voor bepaalde beslissingen of het gebruik van een standaardcontractformulier.

2. Sponsorcontract: niet alleen een zaak van het bestuur
Een cruciaal aspect bij sponsoring is de eigen interne organisatie van de sportvereniging. Ten eerste is het van belang dat er voor het sponsoringbeleid voldoende draagkracht is binnen de eigen gelederen. Ten tweede moet de interne procedure worden geregeld. Wie mag met sponsors onderhandelen? Voor welke beslissingen is goedkeuring nodig? Mogelijk dat voor bepaalde tegenprestaties die aan de sponsor worden toegezegd een afzonderlijk besluit van de algemene ledenvergadering nodig is, zoals de verwijzing van de statutaire naam, de benoeming van de sponsor in het bestuur of de verplichting om bepaalde besluiten vooraf ter goedkeuring aan de sponsor voor te leggen. Als de medewerking aan bepaalde leden is vereist voor de uitvoering van het sponsorcontract, kunnen aparte (contractuele) afspraken met deze leden gemaakt worden, rechtstreeks of via de sponsor. Of er kan een speciaal besluit worden genomen, binnen de grenzen van de statuten, dat die medewerking garandeert. Tenslotte is het belangrijk dat degenen die voor de club de onderhandelingen met de sponsors hebben gevoerd, het bestuur en de leden informeren over de sponsoringafspraak. Het is handig hiervoor een speciaal formulier te ontwikkelen dat ook als basis kan dienen voor het contract en andere uitvoeringshandelingen, zoals het versturen van facturen op de vastgestelde factuurdata door de penningmeester.

3. Een modelcontract dient als checklist
Op het gebied van sportsponsoring heeft het NOC*NSF drie modelcontracten opgesteld, te weten sponsoring van de individuele sporter, van een sportevenement en van een sportvereniging. Ook de verschillende hand- en praktijkboeken op gebied van sponsoring kennen in hun bijlagen een uitgebreid assortiment aan model- of voorbeeldcontracten. Het is niet aan te raden om bij het opstellen van een sponsoringcontract zomaar klakkeloos een modelcontract of een ander al bestaand voorbeeld van een contract over te nemen. Een modelcontract is uitsluitend bedoeld als een checklist bij het opstellen van een sponsoringovereenkomst en niet als een in alle gevallen te gebruiken standaardcontract.

Wat moet er in ieder geval in een sponsoringcontract staan?

Partijen
Een omschrijving van de contractpartijen onder vermelding van de rechtsvorm, het nummer van inschrijving bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en de personalia van de functionarissen die het contract tekenen.

Considerans
Een omschrijving van de uitgangspunten en omstandigheden die aan het aangaan van het contract ten grondslag liggen in een considerans (in aanmerking nemende dat of overwegende dat).

Wederzijdse kernprestaties
Het belangrijkste element van de sponsoringovereenkomst is de omschrijving van de wederzijdse kernprestaties. De kernprestaties van de gesponsorde sportvereniging kunnen in de volgende prestaties omschreven worden: (a) de activiteiten die worden gesponsord, (b) de communicatiemogelijkheden die de gesponsorde biedt en eventueel (c) de exposure die de activiteiten in de media krijgen.

a) Het kan gaan om sponsoring van een specifiek team of sponsoring van de hele vereniging. Het is belangrijk dat de sportvereniging haar onafhankelijkheid behoudt zowel in organisatorische zin (wel of niet bestuurszetel voor de sponsor, wel of niet goedkeuringsrecht van sponsor voor bepaalde beslissingen) als in technische zaken. Sommige sponsors zullen garantie willen hebben met betrekking tot bijvoorbeeld deelnemersveld, competitieklasse en wedstrijdenreeks. Op dit vlak kan in algemene zin een verplichting van de gesponsorde worden opgenomen, om zijn activiteiten zo goed mogelijk te verrichten en zijn best te doen voor zo goed mogelijke prestaties.

b) Uiteraard worden in het sponsoringcontract de verschillende vormen opgesomd van naamsvermelding en/of andere communicatiemogelijkheden die zijn afgesproken. De partijen moeten ook vaststellen wie de productiekosten van de zogenaamde communicatiedragers betaalt, bijvoorbeeld de kosten van shirts en het bedrukken daarvan in geval van shirtreclame.

c) De gesponsorde heeft geen dichte invloed op de aandacht die de media aan haar prestaties zal besteden. Op dit punt zal hij dan ook geen garanties kunnen geven. Vaak wordt een algemene bepaling in het contract opgenomen waarin staat dat de gesponsorde er naar streeft zoveel mogelijk publiciteit voor hemzelf en voor de sponsor te krijgen.

In geval van betaling van een geldbedrag door de sponsor moeten de betalingscondities (factuurdata en betalingstermijnen) worden afgesproken. Deze betalingscondities variëren van betaling vooraf, betaling in termijnen en betaling achteraf. Ook als de sponsor niet in geld, maar in goederen of in diensten betaalt, dienen afspraken te worden gemaakt over wat wanneer en onder welke titel wordt geleverd (bruikleen of eigendomsoverdracht).

Verwijzen naar bondsreglement
Als de sportvereniging zich wil beroepen op voor haar geldende regelingen, moet daar expliciet in de overeenkomst naar worden verwezen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de sponsoringreglementen die door de sportbonden worden voorgeschreven; zo´n reglement moet worden behandeld als een set algemene voorwaarden.

Voorbehouden
Als er zaken afhankelijk zijn van de goedkeuring van een derde of anderszins onzeker zijn, moet de sportvereniging daartoe een voorbehoud maken in het contract.

Duur van de overeenkomst
Het is belangrijk om af te spreken wat de duur van de overeenkomst is. Een sponsoring overeenkomst kan worden afgesloten voor bepaalde of voor onbepaalde tijd, maar in geval van sponsoring van een sportvereniging ligt een contract voor bepaalde tijd het meest voor de hand. Ook kunnen situaties (bijvoorbeeld faillissement) worden benoemd waarin partijen gerechtigd zijn de sponsoringovereenkomst tussentijds op te zeggen.

Geschillenbeslechting
Er kan worden afgesproken eventuele geschillen voor af te leggen aan de Arbitragecommissie Sportsponsoring. In deze commissie hebben personen zitting met specifieke kennis en ervaring op het terrein van sportsponsoring. Bovendien geldt geen verplichte procesvertegenwoordiging, zodat partijen geen advocaat hoeven in te schakelen, maar zelf hun zaak kunnen behartigen. De Arbitragecommissie Sportsponsoring werkt op basis van een arbitragereglement, waarin de spelregels zijn geformuleerd voor de procedure.

Overige bepalingen, zoals branche-exclusiviteit
Tenslotte kunnen in de overeenkomst verschillende onderwerpen worden geregeld, zoals het aanwijzen van het toepasselijk recht, een vertrouwelijkheidsverklaring en de niet-overdraagbaarheid van rechten en verplichtingen. Ook het verschaffen van exclusiviteit is een veelgemaakt beding. Vaak zal de sponsor branche-exclusiviteit willen wat inhoudt dat de gesponsorde sportvereniging geen sponsoringcontracten af mag sluiten met concurrenten uit dezelfde branche.