Algemeen: Werkzaamheden van de pr-commissie

De PR-commissie draagt zorgt voor de relatie tussen de verenigingen en publieksgroepen waarmee verenigingen te maken hebben. Doelgroepen moeten weten wat de vereniging te bieden heeft, maar binnen een vereniging moet men ook inzien hoe mensen daarbuiten over de vereniging denken en oordelen. Dit betekent dat de PR-commissie de verschillende doelgroepen op de hoogte moet houden van wat er intern gebeurd. De pers speelt daarbij natuurlijk ook een belangrijke rol. In het PR-plan zal de commissie in ieder geval doelstellingen, doelgroepen, middlen , budgetten en activiteiten vastleggen.

Door een plan te maken kunnen we Public Relations zien als een proces dat is onder te verdelen in een aantal stappen. Bij het samenstellen van een plan zijn vier vragen van belang:
1. Wat gebeurt er, wat is er aan de hand?
2. Wat kan een vereniging doen om het probleem op te lossen?
3. Hoe doet de vereniging dat?
4. Wat is het resultaat. Is wat de vereniging wilde bereiken gelukt?

Aan deze vargen worden vier fasen gekoppeld:
1. Inventarisatie-fase
2. Planning
3. Uitvoering
4. Evaluatie

Wat komt er in een PR-plan?
1. De doelstellingen waarop de PR-activiteiten worden gebaseerd
2. De doelgroepen die een vereniging wil bereiken
3. Wat de vereniging de doelgroepen wil medelen, op welke manier en wat gaat dat kosten
4. Uitvoerige omschrijving van de werkzaamheden die moeten worden verricht bij de voorbereiding, de uitvoering en de nazorg van de voorgenomen activiteiten.