Insturen wedstrijdformulieren
Wedstrijdformulieren
Ieder district heeft een eigen kleur wedstrijdformulier.
Zuid-Holland (oranje), Noord-Holland (blauw), Midden-Nederland (roze), Zuid-Nederland (geel), Oost-Nederland (groen), Noord-Nederland (zalm). Wedstrijdformulieren voor wedstrijden in de Bondscompetitie zijn altijd wit.
Formulieren met de opdruk “Rabobank” zijn voor wedstrijden in de Rabo Hoofdklasse; die met de opdruk “Shell” voor de jeugd. Formulieren zonder opdruk zijn voor de (overige) seniorenelftallen. Er zijn geen aparte wedstrijdformulieren voor veteranenteams. U kunt hier de seniorenformulieren voor gebruiken. Veteranenteams uitkomend in de Bondscompetitie gebruiken de witte Bondcompetitie formulieren. Voor de jeugd en senioren zijn de formulieren op A4-formaat. De formulieren voor de Jongste Jeugd zijn op A5.
Doordruk
Doordruk van wedstrijdformulieren niet opsturen naar het Bondsbureau.
Wekelijks ontvangen wij naast de originele “gekleurde” wedstrijdformulieren van veel verenigingen ook de doordrukformulieren. Verenigingen zijn verplicht voor de duur van één kalenderjaar de voor het verenigingsarchief bestemde doordrukexemplaren te bewaren en indien daar door bondsbestuur c.q. districtsbestuurscommissie om wordt verzocht, die kopie ter controle toe te sturen. Dus, alleen wanneer de afdeling competitie om een doordruk van het wedstrijdformulier vraagt, hoeft u deze naar ons op te sturen. Wij adviseren u in zo’n geval een kopie te maken voor uw eigen archief.
Frankeer voldoende!
Afgelopen seizoen ontvingen wij wekelijks tientallen ondergefrankeerde enveloppen met wedstrijdformulieren. De enveloppen hebben meestal een poststempel van de dinsdag, maar zijn door POST.NL uit de sorteringslijn gehaald wegens onderfrankering. Wanneer enveloppen niet of onvoldoende gefrankeerd worden, legt POST.NL een boete op. Hierdoor loopt de verzending van de envelop vertraging op en komt de envelop (soms wel enkele dagen) later bij de ontvanger binnen. Het gevolg is dat er door de KNHB aan de vereniging administratiekosten in rekening worden gebracht van € 5,00 per formulier. De boete wordt, indien er geen afzender op de envelop staat, verstuurd naar de ontvanger (de KNHB in dit geval). De afhandeling van enveloppen die te laat binnen komen leveren extra werk op en er gaat veel extra tijd mee gemoeid. Zorg er dus voor dat enveloppen tijdig worden verzonden (het liefst op de wedstrijddag, doch uiterlijk de maandag na het speelweekend) en voldoende worden gefrankeerd. Dit voorkomt vertraging en administratiekosten!
Ons advies is om enveloppen voordat u ze frankeert te wegen.
De tarieven voor brievenbuspost zijn als volgt:
0 – 20 g. € 0,46
20 – 50 g. € 0,92
50 – 100 g. € 1,38
100 – 250 g. € 1,84
250 – 500 g. € 2,30
500 g. – 2 kg. € 2,76
Wanneer u enveloppen verstuurd met een port betaald stempel, geef deze dan af op het postkantoor. Deze enveloppen mogen niet in de brievenbus! POST.NL zal in dat geval strafporto in rekening brengen.
Extra administratiekosten
Het eerste speelweekend (10-11 september) zullen wij coulant omgaan met foutieve en onvolledig ingevulde wedstrijdformulieren. Om een werkbare situatie te houden, zijn wij genoodzaakt om vanaf komende week extra administratiekosten in rekening te brengen. Bij niet of tijdig inzenden of het onjuist of niet volledig invullen van het wedstrijdformulier worden aan de vereniging administratiekosten in rekening gebracht van € 5,00 per formulier. Ook voor het gebruik van onjuiste formulieren worden extra kosten in rekening gebracht.
Alle wedstrijdformulieren, ruim 9000 per week, worden door het Bondsbureau gecontroleerd en handmatig verwerkt. De afhandeling van formulieren die te laat binnenkomen of niet juist zijn ingevuld leveren veel extra werk op en er gaat veel extra tijd mee gemoeid. Ons advies is om voor het insturen alle formulieren even te controleren op omissies. U voorkomt hiermee veel onnodige extra administratiekosten. De KNHB kan de formulieren snel verwerken, zodat wij onze standenmotor zo up-to-date mogelijk kunnen houden.
Natuurlijk kan het een keer voorkomen dat u een probleem heeft met een of ander. Neemt u dan a.u.b. contact op met Sophia Schippers (sophia.schippers@knhb.nl of 030-7513434 (ma-morgen en vrijdag afwezig)).