‘HockeyWeerelt’ nieuwe bondsapplicatie KNHB

In mei 2018 liet de KNHB via de verenigingsnieuwsbrief weten het contract met LISA voor wat betreft de KNHB-bondsapplicatie op te zeggen per 1 januari 2019. Hieronder zetten we de belangrijkste ontwikkelingen en informatie graag op een rijtje om de verenigingen, bestuurders en vrijwilligers te informeren. Daarnaast hebben we een overzicht van veelgestelde vragen opgenomen onderaan dit artikel. Mocht jouw vraag hier niet tussen staan, neem dan contact met ons op via knhb@knhb.nl.

Netwerk en servicegerichte organisatie

In 2014 gaf de KNHB in haar Visie 2020 onder andere aan de ambitie te hebben in 2020 een verbeterde netwerk en servicegerichte organisatie te zijn. Een van de punten die we daarbij heel belangrijk vonden, was het herijken van de organisatie van de KNHB. En het optimaliseren ervan naar de eisen van deze tijd. Inmiddels is deze herijking achter de rug. De organisatie van de KNHB is toekomstbestendig ingericht. Aansluitend op de veranderingen in onze organisatie en de wensen naar de toekomst, hebben we samen met externe specialisten ook onderzocht hoe de daarbij passende digitale strategie en ICT architectuur eruit moeten zien. Zodat alle genoemde ontwikkelingen goed op elkaar blijven aansluiten. De resultaten van dit onderzoek hebben ons doen besluiten ook een aantal digitaal gerelateerde zaken te herijken en te ‘reorganiseren’. Gevolg daarvan is onder andere dat de KNHB per 1 januari 2019 geen gebruik meer zal maken van de LISA-Bond applicatie.

Elke vereniging houdt haar eigen systeem

Wij vinden het belangrijk expliciet aan te geven dat de beslissing tot beëindiging van onze samenwerking met LISA zich specifiek richt op de bondsapplicatie. In juni 2018 is de KNHB gestart met de bouw van een nieuwe bondsapplicatie die ‘HockeyWeerelt’ heet. Daarbij zijn in een vroeg stadium ook LISA en AllUnited aangesloten. Beide leveranciers van verenigingssystemen maken deel uit van een tweewekelijks overleg om ervoor te zorgen dat de benodigde koppelingen vanuit de verenigingssystemen (ledenadministraties) gereed zijn op 1 januari 2019. De keuze voor een verenigingssysteem is en blijft een keuze voor de vereniging; beide pakketten kunnen straks met het nieuwe systeem ‘praten’.

Wat kan het nieuwe systeem ‘HockeyWeerelt’ op 1 januari?

Per 1 januari synchroniseert ons nieuwe systeem ‘HockeyWeerelt’ de ledengegevens en functies per vereniging en lopen de processen rond de wedstrijden ongestoord door. Dat betekent dat de KNHB de door de vereniging ingevulde gegevens ontvangt. De KNHB kan deze gegevens niet wijzigen. Per 1 januari staat ook het DWF (Digitaal WedstrijdFormulier) in een nieuwe vorm live en werken de koppelingen met de wedstrijdplanning in Sportlink voor de wedstrijdsecretarissen op dezelfde wijze als voorheen. Ook de processen rond scheidsrechters (inplannen en ophalen) zijn mogelijk. Functionaliteiten als het invullen van spelerslijsten en teamopgaves volgen zo snel mogelijk, maar staan in elk geval live op het moment dat dit noodzakelijk is voor de competitie-indeling. Daarnaast ontwikkelt de KNHB in 2019 enkele nieuwe functionaliteiten, waaronder een nieuw E-learning programma.

Digitaal wedstrijdformulier

Met ingang van 1 januari werken we ook met een nieuw digitaal wedstrijdformulier. In de handleiding voor scheidsrechters en teambegeleiders vind je een instructie.

Privacy

In het kader van de privacy krijgt een vereniging zoals ook door de AVG-wetgeving vastgesteld is alleen toegang tot de data van de eigen leden en vereniging. De KNHB gebruikt de data alleen indien deze functioneel nodig is voor processen die de KNHB organiseert of indien personen daar specifiek toestemming voor gegeven hebben.

Veelgestelde vragen

Vragen over de nieuwe bondsapplicatie HockeyWeerelt

Blijft het DWF hetzelfde?

Hoewel de vormgeving compleet is vernieuwd, zal het DWF nog steeds dezelfde informatie vragen en geven als voorheen.

Blijft het DWF beschikbaar via de clubapplicatie?

Het DWF kan straks vanuit de hockey.nl app worden geopend, maar AllUnited en LISA zorgen er ook voor dat het DWF beschikbaar blijft via de clubapplicatie.

Veranderen de inloggegevens voor het DWF?

Nee, deze veranderen niet. Naast de bestaande manier van inloggen kun je dit vanaf 1 januari ook doen met inloggegevens voor knhb.nl en hockey.nl.

Kan ik nog steeds wedstrijden plannen?

Wat betreft de werkwijze rondom het plannen van wedstrijden verandert er niets. Dit gebeurt nog steeds in de verenigingspakketten (AllUnited of LISA) en Sportlink.

Hoe verloopt het proces rond afgelastingen?

Wedstrijden die voorheen werden afgelast of gestaakt via het wedstrijdformulier, kunnen nu ook via het nieuwe DWF afgelast dan wel gestaakt geworden.

Als de vereniging de wedstrijd afgelast, bijvoorbeeld omdat de velden op een club niet bespeeld kunnen worden, liep dat voorheen via het verenigingspakket. Daaraan is niets veranderd. Was dit mogelijk via het verenigingspakket in de oude situatie, dan kan de leverancier ervoor zorgen dat dit nu ook mogelijk is in de nieuwe situatie.

Als de KNHB de wedstrijden centraal afgelast, wordt dat net als voorheen gecommuniceerd via de website van de KNHB. De verenigingen pakken dan vervolgens het proces op als in de oude situatie.

Er zijn drie wedstrijdcodes, hoe zit dat precies?

Het nieuwe DWF kent inderdaad drie codes, eentje voor de thuisspelende teambegeleider, eentje voor de uitspelende teambegeleider en eentje voor de scheidsrechters. Op deze manier kunnen wij per betrokkene precies zien hoe ver zij zijn met het afronden van het DWF. De wedstrijdsecretarissen ontvangen voor het weekend per mail een overzicht van de codes, zodat ook zij op de hoogte zijn. Overigens kan een ingelogde teambegeleider altijd de scheidsrechterscode zien (bovenaan in het formulier), zodat er geen problemen ontstaan in het geval van nog niet gekoppelde of inval-scheidsrechters.

De codes worden verzonden door de KNHB op de donderdag of vrijdag voor het speelweekend. Om het DWF te gebruiken logt de teambegeleider of scheidsrechter in met behulp van de login-gegevens van de vereniging. Ook is het mogelijk in te loggen met een hockey-account (account van hockey.nl en knhb.nl). Het DWF is te benaderen via https://dwf.hockeyweerelt.nl.

Hoe ontvang ik een verificatiecode voor de wedstrijd?

De eindgebruikers (scheidsrechters, coaches, aanvoerders etc.) ontvangen net als voorheen de wedstrijdverificatiecodes. De KNHB krijgt via de leveranciers van de verenigingspakketten de gegevens van deze eindgebruikers. De KNHB op haar beurt stelt de codes vervolgens beschikbaar aan de scheidsrechters en teambegeleiders door de code op te nemen in een e-mail die rechtstreeks aan hen persoonlijk verzonden wordt. De wedstrijdsecretarissen van de verenigingen ontvangen daarnaast een overzicht per weekend met de codes die betrekking hebben op hun eigen vereniging, gekoppeld aan de wedstrijden.

Ontvangen de wedstrijdsecretarissen de verificatiecodes voor het DWF?

Ja, de wedstrijdsecretarissen ontvangen voor het weekend per mail een overzicht met de codes van het eigen team en de scheidsrechterscodes. Om ervoor te zorgen dat inval- of later toegevoegde scheidsrechters ook gebruik kunnen maken van het wedstrijdformulier, is de code van de scheidsrechter zichtbaar bovenaan in het DWF, naast het icoontje van het fluitje. Teamondersteuning kan deze code dus delen met de scheidsrechters.

Ontvangt de vereniging een login voor HockeyWeerelt?

Nee, de verenigingen ontvangen geen login. Verenigingen hebben op dit moment alleen een login nodig om de spelerslijsten van de eerste teams in te dienen. Zij ontvangen geen login voor HockeyWeerelt omdat het de bedoeling is deze lijsten straks via de verenigingspakketten in te dienen. De verenigingen loggen dan zelf in hun eigen systeem in. Dat systeem is door LISA en AllUnited straks gekoppeld aan HockeyWeerelt.

Per 1 januari is direct inloggen op HockeyWeerelt dus niet meer beschikbaar voor verenigingen. Dat is niet erg omdat de verenigingen hun lijsten voor dit seizoen al hebben ingeleverd. De KNHB zorgt ervoor dat het indienen van de lijsten op tijd (voor het nieuwe seizoen) mogelijk is via de verenigingspakketten. Voor Hoofdklasseverenigingen wordt waarschijnlijk een ander proces ingericht dat wel rechtstreeks met HockeyWeerelt is gekoppeld. Indien hiervoor een login nodig is, neemt de KNHB contact met hen op.

Hoe kunnen verenigingen de wedstrijd-telling zien voor de play offs [alleen voor Overgangsklasse, Promotieklasse en Hoofdklasse (veld) en voor Hoofdklasse en Topklasse (zaal)]?

Deze functie is op 1 januari nog niet beschikbaar. Indien nodig sturen we de tellingen per e-mail naar de verenigingen.
Een vereniging kan overigens altijd in het eigen pakket zien (door een wedstrijd te openen) of een speler heeft gespeeld.

Hoe verloopt de administratie rond gele en rode kaarten?

Registratie van gele en rode kaarten loopt onveranderd via het DWF. De HockeyWeerelt levert vervolgens dezelfde gegevens aan de verenigingspakketten als voorheen. Dit gebeurt via een ‘API’ die door de leveranciers van de verenigingspakketten uit te lezen is. De leveranciers beschikken dus over dezelfde informatie; deze informatie komt nu echter niet meer uit LISA Bond maar uit HockeyWeerelt. Overzichten van kaarten per vereniging, eventuele automatische doorberekeningen etc maken onderdeel uit van het verenigingspakket en zijn mogelijk met de informatie die HockeyWeerelt, net als het oude LISA Bond, naar de leveranciers van de verenigingspakketten stuurt.

Waar kunnen verenigingen de kaartenregistratie zien?

Voorlopig verstuurt de afdeling Tucht, net als voorheen, nog kaartenoverzichten naar de verenigingen. In de loop van 2019 komt er een clubportal op HockeyWeerelt waar verenigingen zelf inzage krijgen in onder andere kaarten en schorsingen.

Is het in de nieuwe situatie noodzakelijk voor een vereniging om een verwerkersovereenkomst met de KNHB te hebben? (in het kader van de AVG)

Nee, dat is niet nodig. Tussen de hockeyverenigingen en de KNHB bestaat in de huidige situatie (met LISA Bond) geen verwerkersrelatie. Dit geldt ook in de nieuwe situatie per 1 januari 2019 wanneer de KNHB overstapt naar de bondsapplicatie ‘HockeyWeerelt’.

De KNHB is en blijft zelf verwerkersverantwoordelijke, dat wil zeggen degene die beslist over het doel van en de middelen voor die verwerking. Dat de KNHB gegevens aangeleverd krijgt via de verenigingen doet daar niets aan af. De KNHB heeft net als de hockeyverenigingen een eigen verantwoordelijkheid om zich te houden aan de AVG met betrekking tot  haar ledenbestand. Zowel de verenigingen als de KNHB moeten daarom verwerkersovereenkomsten afsluiten met organisaties die in hun opdracht persoonsgegevens verwerken (zoals LISA en AllUnited).

Deel deze pagina