Nieuwe privacywetgeving: Culemborg is er (bijna) klaar voor!

JanWillem Boland: "Het verwerken van persoonsgegevens doe je als vereniging veel vaker dan je denkt."

Inleiding

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. De Culemborgse Mixed Hockey Club (CMHC) maakt sinds afgelopen seizoen werk van de verplichtingen die uit de verordening voortvloeien. JanWillem Boland, binnen het bestuur van de hockeyclub belast met interne zaken, is de trekker van dit project. Sinds afgelopen seizoen zijn er grote stappen gezet.

Resultaten

  • Bewustwording noodzaak gegevensbescherming
  • Realisatie Privacyverklaring en Gebruiksverklaring
  • Praktische lijst met Do’s en Dont’s
  • Vereniging bijna AVG-proof

Aanpak

De overstap naar het LISA ledeninformatiesysteem, was voor CMHC mede aanleiding om de regels van de AVG binnen de club te implementeren. Veiligheid in de meest ruime zin van het woord stond al langer met hoofdletters op de agenda bij de club, daar sloot deze exercitie goed bij aan. JanWillem: “Via mijn werk bij een accountants- en adviesorganisatie had ik al regelmatig met de AVG te maken. Deze kennis kon ik goed gebruiken binnen onze vereniging. Op basis van een checklist hebben wij de eerste belangrijke AVG-stappen kunnen zetten.”

De AVG in het kort

De regels voor het verwerken van persoonsgegevens onder de AVG zijn strenger dan de nu geldende Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De nieuwe regels bepalen dat elke vereniging in kaart moet brengen hoe zij omgaat met persoonsgegevens. Het gaat daarbij om vragen als: welke gegevens worden verwerkt, wat gebeurt er met die gegevens en wat doet de vereniging om ze te beschermen?

Het verwerken van persoonsgegevens bij een sportvereniging

Het verwerken van persoonsgegevens doe je vaker dan je denkt. Je neemt de persoonsgegevens van een nieuw lid op in het ledenbestand en bepaalde gegevens stuur je door naar de hockeybond. Je factureert het lid jaarlijks voor het lidmaatschapsgeld en stuurt hem regelmatig nieuwsbrieven. Leden worden gekoppeld via teamindelingen en wedstrijdschema’s en gedurende het seizoen worden van spelers beoordelingen vastgelegd. Foto’s en video’s van wedstrijden worden gepubliceerd op de verenigingswebsite, de verenigingsapp en op sociale media. En ga zo maar door…

Borging AVG in documenten op de website

“Toen CMHC met de implementatie van de AVG begon was de online AVG-tool die NOC*NSF ontwikkelde in samenwerking met Stichting AVG er nog niet. Voor de Privacyverklaring en Gebruiksvoorwaarden heb ik daarom diverse voorbeelden verzameld. Deze heb ik vervolgens aangepast voor onze vereniging. De beide documenten staan inmiddels op onze website en kunnen door iedereen – zoals de AVG ook voorschrijft – worden geraadpleegd. De eerstvolgende ALV worden ze ter goedkeuring aan de leden voorgelegd.”

Geheimhoudingsverklaring

Naast de Privacyverklaring en Gebruiksvoorwaarden hanteert de club ook een Geheimhoudingsverklaring. “Leden die toegang hebben tot het back-end systeem (het ledenadministratiesysteem) moeten deze geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Naast duidelijke afspraken met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens vinden wij dat alle vertrouwelijke informatie goed geborgd dient te worden. Denk bijvoorbeeld aan informatie over contracten (bijvoorbeeld met onze bierleverancier of sponsoren), de interne bedrijfsvoering en de hoogte van vergoedingen van medewerkers. Dergelijke informatie is niet voor iedereen bestemd. We trekken het vraagstuk dus iets breder.”

Omgang fotomateriaal roept vragen op

Toen de AVG tijdens de ALV ter sprake kwam, bleek vooral het gebruik van fotomateriaal vragen op te roepen. Moet je bij iedere foto die je publiceert vooraf toestemming vragen? “Wij hebben aangegeven dat we voor onze uitingen vooral gebruikmaken van sfeerfoto’s van groepen mensen waarbij niet 1 individu centraal staat. Toestemming vragen we daarom niet vooraf, maar iedereen kan natuurlijk verzoeken een foto te verwijderen. Uiteindelijk zal de praktijk uit moeten wijzen of deze aanpak werkt.”

Een lijst met Do’s en Dont’s

Het borgen van de AVG is meer dan een papieren exercitie, het gaat om bewustwording en gedrag van mensen die met persoonsgegevens in aanraking komen. “Er zijn waarschijnlijk niet veel mensen die de hele Privacyverklaring en Gebruiksvoorwaarden gaan lezen, daarom zijn er een aantal praktische Do’s & Dont’s op een rijtje gezet. Ze moeten nog verder worden uitgewerkt, maar het is een eerste aanzet en een praktisch hulpmiddel om iedereen van zijn eigen verantwoordelijkheid bewust te maken.”

Software ook nog niet altijd klaar

“Wat mij tijdens deze exercitie is opgevallen, is dat er in de applicaties die wij gebruiken ook nog een paar dingen moeten gebeuren. Zo kun je te maken hebben met vrijwilligers die vanwege hun werk niet via onze CMHC-website herleidbaar naar Culemborg mogen zijn. Door de opzet van de invulvelden is dat nu in LISA niet mogelijk. Ook is er geen standaard oplossing voor leden of vrijwilligers die over een geheim nummer beschikken. Daar zou nog een oplossing voor gevonden kunnen worden.”

Download de AVG-tool

Om hockeyverenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen, stelde NOC*NSF samen met de bonden een online tool op. Om gebruik te kunnen maken van de tool, stelt de KNHB voor iedere vereniging gratis een vouchercode beschikbaar. Met die vouchercode kun je als vereniging het stappenplan volgen in de online AVG-tool.

Wil je als vereniging gebruik maken van de online AVG-tool, vul dan het digitale formulier in.

Bekijk alle best practices


Deel deze pagina