’t Spandersbosch verwierf nieuwe inzichten door grondige aanpak Verenigingsmonitor

"Vergelijk met andere verenigingen en doe daar je voordeel mee"

Inleiding

De coronacrisis zette de wereld volledig op z’n kop. Ook hockeyverenigingen hebben het zwaar te verduren. Hoe kom je als hockeyvereniging deze crisis zo goed mogelijk door? Inzicht in je eigen kwaliteiten kan daarbij helpen. Door mee te doen aan de Verenigingsmonitor en toegang te krijgen tot het Benchmark Dashboard kun je meer informatie verkrijgen over hoe je als vereniging presteert.

Ook ’t Spandersbosch ging aan de slag met de Verenigingsmonitor en ontdekte hoe dat proces leidde tot nieuwe inzichten! Esther du Marchie Sarvaas, secretaris ’t Spandersbosch, deelt in deze Best Practice hoe haar vereniging dit heeft aangepakt.

Het kost wat tijd, maar als je profijt wilt hebben van de Verenigingsmonitor, dan kan je het best de gegevens zo goed mogelijk invullen. Garbage in = garbage out

Esther du Marchie Sarvaas, secretaris ’t Spandersbosch

Wat is de Verenigingsmonitor?
De Verenigingsmonitor is een vergelijkend onderzoek onder alle hockeyverenigingen in Nederland en speelt in op diverse verenigingszaken (denk aan technische zaken, doelgroepen, financiën, accommodatie). De resultaten uit dit onderzoek worden gebundeld in het Benchmark Dashboard, dat door middel van statistieken en gemiddelden inzicht geeft in de status van verenigingen. Iedere vereniging die deelneemt aan de monitor krijgt toegang tot het dashboard!

Resultaten

Sarvaas: “Het invullen van de Verenigingsmonitor en vervolgens de toegang tot het Benchmark Dashboard, heeft ons als vereniging het volgende opgeleverd:

  • de Verenigingsmonitor dient voor ons als hulpmiddel om te concluderen hoe onze vereniging ervoor staat
  • het Benchmark Dashboard heeft de prestatie van onze vereniging meetbaar gemaakt door middel van statistieken en gemiddelden en dat geeft ons inzicht in de verhoudingen tussen verenigingen
  • het biedt ons een laagdrempelige manier om issues binnen onze vereniging in kaart te brengen
  • het heeft het ons mogelijk gemaakt om onzekere variabelen te toetsen en die te vergelijken met andere verenigingen
  • het heeft bijgedragen (en draagt nog steeds bij) aan nieuwe inzichten in ons huidige verenigingsbeleid
  • het stimuleert ons om te leren van elkaar”

Aanpak

Hockeyvereniging ’t Spandersbosch ging aan de slag met de Verenigingsmonitor als voorbereiding op een KNHB Strategiesessie. In zo’n strategiesessie staat het definiëren van de ambities en doestellingen van de vereniging centraal. De KNHB stimuleert dan ook om actief aan de slag te gaan met die doelstellingen en ambities. Het is daarbij belangrijk om een goed beeld te hebben van de prestatie van de vereniging. Wat gaat er goed? Waar liggen verbeterpunten? Het invullen van de Verenigingsmonitor helpt daarbij, en vormt dan ook een onderdeel van het traject.

“Ga met andere bestuursleden om de keukentafel”

De Verenigingsmonitor is een relatief lange vragenlijst, waarbij verschillende verenigingszaken aan bod komen. Om alle vragen goed te kunnen beantwoorden is overleg met verschillende bestuursleden dan ook noodzakelijk. ’t Spandersbosch hanteerde hierbij het ‘keukentafelprincipe’, oftewel: samen met andere bestuursleden de monitor ‘aan de keukentafel’ invullen. Gebruikmaken van elkaars kennis en kunde dus.

Sarvaas: “Het is aan te raden om de coördinatie van het proces bij één of twee personen neer te leggen. In ons geval namen de voorzitter en ik deze rol op ons. De vragen spelen in op veel verschillende onderwerpen, zowel hockeytechnisch als hockey-organisatorisch, dus waar nodig zochten we hierover contact met andere bestuursleden. Deze werkwijze beviel ons goed. En nog beter: de Verenigingsmonitor biedt sinds 2020 de mogelijkheid om onderdelen van de vragenlijst toe te sturen naar de personen binnen de verenigingen. Dit maakte het voor ons gemakkelijker om de Verenigingsmonitor samen met andere bestuursleden in te vullen.”

“Durf de discussie aan te gaan binnen jouw vereniging”

Na het invullen van de Verenigingsmonitor wordt de prestatie van de vereniging meetbaar gemaakt in het Benchmark Dashboard. Dit geeft je inzicht in wat er binnen de vereniging goed gaat, maar ook waar er nog aandachtspunten liggen. Dit kan leiden tot nieuwe discussies.

Hockeyvereniging ’t Spandersbosch heeft dit ook mogen ervaren. Zo bleek het onderwerp ‘inbedding in de maatschappij’ een tot dan toe onderbelicht aandachtspunt. Dit riep nieuwe vragen op, zoals: ‘is dit core business, of niet?’ en ‘wat is onze rol hierin?’. De bestuursleden van hockeyvereniging ‘t Spandersbosch gingen hierover in discussie om zo hun standpunten en mogelijke actiepunten met elkaar helder te krijgen. Sarvaas: “Wees niet bang om de discussie aan te gaan. Dat levert je als vereniging uiteindelijk het meeste op!”

“Vergelijk met andere verenigingen en doe daar je voordeel mee”

Het Benchmark Dashboard geeft niet alleen inzicht in de prestaties van je eigen vereniging, maar ook in die van andere verenigingen. Hierbij blijven verenigingen wel anoniem. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een één op één vergelijking te maken: voor het maken van een vergelijking moet je minimaal vijf verenigingen selecteren. Dit maakt het mogelijk om prestaties met elkaar te vergelijken, zonder daarbij elkaars privacy te schenden.

Sarvaas: “Het Benchmark Dasboard biedt een laagdrempelige manier om issues in kaart te brengen. Als je wilt weten waar je als vereniging staat op het gebied van (bijvoorbeeld) sponsoren, dan kun je dat onderwerp opzoeken in het dashboard en jezelf gaan vergelijken: ‘hoe doen andere verenigingen het op dat gebied en wat kunnen wij daarvan leren?”

Het dashboard biedt de mogelijkheid om te selecteren op factoren die vergelijkbaar zijn met jouw eigen vereniging, zoals het aantal leden, de grootte of de regio. Hierdoor kun je conclusies trekken over hoe jouw vereniging ervoor staat ten opzichte van vergelijkbare verenigingen.

Sarvaas: “Op het moment dat we zien dat andere verenigingen er heel anders in staan, dan moeten we misschien eens te rade gaan om te kijken of we daar iets van kunnen leren.”

“Maak van je conclusies een concreet actieplan”

Nadat je de prestatie van de eigen vereniging hebt vergeleken met die van andere verenigingen en daar je conclusies uit hebt getrokken, kun je aan de slag met een concreet actieplan: welke onderwerpen hebben aandacht nodig en hoe gaan we dat aanpakken? Indien gewenst, kan de KNHB daarbij ondersteunen.

Heb je behoefte aan ondersteuning, opmerkingen over het Benchmark Dashboard of ideeën om het Verenigingsmonitor verder te verbeteren? Neem dan contact op met Sophie Kustermans, Coördinator Kennis & Onderzoek (sophie.kustermans@knhb.nl) of met je accountmanager.

Bekijk alle best practices


Deel deze pagina