Sponsoring: Persoonlijk contact houdt sponsor vast

Als een vereniging, buiten het werven van advertenties voor het clubblad, nog geen ervaring heeft met sponsoring, dient men zich eerst af te vragen wat er binnen de vereniging te sponsoren is. Denk daarbij aan de vereniging als geheel, het competitieniveau van het hoogste team, het clubgebouw en de directe omgeving en door de vereniging georganiseerde (sport)evenementen. Probeer daarbij op een afstand naar de vereniging te kijken. Verplaats je vervolgens in de positie van de sponsor: wat heeft deze eraan om te sponsoren en wat ziet hij er voor terug. Zijn er wellicht kenmerken aan de tak van sport waardoor bepaalde sponsoren niet en andere sponsoren juist wel in beeld komen. Wat kan de vereniging voor de sponsoren betekenen? Door deze selectie maak je het benaderen van potentiële sponsoren ook gemakkelijker: je begint daar waar je op grond van de eerste selectie het meeste succes verwacht.

Schrijven van een sponsorvoorstel
Na het vooronderzoek begin je met het schrijven van een sponsorvoorstel. Een sponsorvoorstel beschrijft een aantal zaken waaronder in ieder geval het pakket tegenprestaties dat de vereniging de potentiële sponsor aanbiedt tegen een van te voren vastgestelde prijs.

Voorbeelden:
Plaatsing reclamebord (3 meter) langs het hoofdveld; Plaatsing van een advertentie in het clubblad; Het adopteren van een verenigingsactiviteit; Het recht gebruik te maken van de sportaccommodatie voor een bedrijfsactiviteit.

Het voorstel
Het voorstel moet in goed Nederlands geschreven zijn, er verzorgd uitzien en relevante bijlagen moeten worden meegestuurd. Probeer ook foto's mee te sturen waarop verschillende activiteiten van de vereniging te zien zijn, zodat een potentiële sponsor zich direct een beeld kan vormen.

Het sponsorvoorstel kent 4 aspecten:

• De inleiding: met wie heeft de sponsor van doen;
• Een begeleidende brief: waarom heeft onze vereniging sponsors nodig en hoe denkt onze vereniging met sponsors om te moeten gaan;
• Het aanbod: het voorstel dat door de potentiële wordt gedaan;
• De verlangende tegenprestatie: ontwikkel tarieven voor reclameborden, advertenties in het clubblad etc. Probeer ook te denken in diensten als tegenprestatie: bijvoorbeeld het drukken van het clubblad, leveren van deskundigheid en het verzorgen van een sportdag.

Motieven
Een bedrijf dat overgaat tot sponsoring van een sportvereniging heeft daarvoor een aantal motieven:
1. Het verhogen van de omzet
2. Het vergroten van de naamsbekendheid
3. Het verkrijgen van gastvrijheid
4. Persoonlijke motieven
5. Maatschappelijke motieven

Ad 1. Het verhogen van de omzet
Het verhogen van de bedrijfsomzet kan de sponsor bereiken door het direct leveren van goederen aan de sportvereniging die deze voor de exploitatie van het clubhuis nodig heeft. Indirect kan de omzet van de sponsor verhoogd worden doordat hij de gesponsorde vereniging gebruikt als communicatiekanaal om potentiële afnemers te bereiken, bijvoorbeeld door het meesturen van reclamemateriaal.

Ad 2. Het vergroten van naamsbekendheid
Voor veel bedrijven geldt dat het verkrijgen van naamsbekendheid in de wereld van het zaken doen, belangrijk is. Daarmee beoogt het bedrijf behoud of uitbreiding van het marktaandeel.

Ad 3. Het verkrijgen van gastvrijheid
Het sponsoren van een evenement kan voor een bedrijf een mogelijkheid bieden om relaties uit te nodigen en te ontvangen in een prettige ambiance. Ook kan het voor een bedrijf prettig zijn zo af en toe te kunnen beschikken over de kantine voor de ontvangst van gasten of het houden van vergaderingen.

Ad 4. Persoonlijke motieven
Zakenmensen kunnen ook om persoonlijke redenen sponsoren. In een dorp komt de slager er bijna niet onderuit om sport te sponsoren, terwijl er niet echt een zakelijk motief voor hoeft te zijn.

Ad 5. Maatschappelijke motieven
Tot slot zijn er nog maatschappelijke motieven voor het bedrijfsleven om te sponsoren. Een goed voorbeeld komt uit Rotterdam waar de middenstand samen met de gemeente een basketbalveldje heeft gerealiseerd nabij het winkelcentrum. De hangjeugd heeft zo iets om handen en is niet tot overlast van de middenstand en de stad.

Hoe zet je een sponsorbeleid op?
Als het om meer gaat dan een advertentie in het maandelijks clubblad kan niet zomaar worden binnengestapt bij een potentiële sponsor. Het opzetten van een sponsorbeleid wordt dan noodzakelijk. Hierin is niet alleen vastgesteld hoe sponsors benaderd dienen te worden, maar ook door wie en met welk mandaat. Voor reclameborden en clubbladadvertenties zijn meestal prijzen vastgelegd, maar voor de verhuur van de kantine of sponsoring van een team ontbreken deze vaak. Door tarieven vast te stellen en speciale contactpersonen aan te wijzen kan de sponsorstructuur verbeterd worden. Twee stappen kunnen in de voorbereiding op een sponsorbeleid behulpzaam zijn.

Stap 1: Het vergaren van kennis en informatie
Hierbij dient men zich af te vragen of er beperkingen zijn in hetgeen gesponsord kan worden. Die beperkingen kunnen te maken hebben met richtlijnen vanuit de bond met betrekking tot bijvoorbeeld de grootte van reclame-uitingen op T-shirts of bepalingen vanuit de overheid op het gebied van licht- en geluidsoverlast, maar ook met betrekking tot het voeren van alcohol- en tabaksreclame.

Stap 2: Het analyseren van de eigen vereniging

• Analyse van het ledenbestand: kijk naar de leeftijdsopbouw, de verdeling van mannen en vrouwen.
• Analyse van de materialen: hieronder valt het sportmateriaal, maar ook de inrichting van het clubhuis, de materialen die gebruikt worden in de keuken, het propagandamateriaal en dergelijke.
• De leveranciers: welke materialen worden bij welke leveranciers gekocht, geven zij korting of zijn zij bereid deze te geven.
• De accommodatie: kunnen wij sponsoren gastvrijheid en/of promotie bieden op de sportaccommodatie.
• De producten: zijn er evenementen, toernooien, activiteiten van de club die zich lenen voor sponsoring.

Tijd
Sponsorwerving is een heel lastig karwei: het kost veel tijd, tact, geduld en dagdeeluren. Met name dit laatste kan een probleem vormen in het vinden van iemand die de sponsorwerving op zich wil nemen. Met één dag per maand ben je er namelijk niet: een potentiële sponsor wil vaak op korte termijn een afspraak maken en verwacht van de clubvertegenwoordiger flexibiliteit. Dan kun je als vrijwilliger met een volledige baan wel een keer een middag vrij nemen, maar je loopt het eigen risico dat de gemaakte afspraak een dag van tevoren verzet wordt en dat was nu ook weer niet de bedoeling. Sponsorwerving vraagt kennis en continuïteit.

Voorwaarden die gesteld worden aan de sponsorwerver:
De tak van sport kennen;

• De sterke en zwakke punten van de vereniging kennen;
• Over creativiteit beschikken;
• Goede contactuele eigenschappen hebben;
• Afspraken nakomen.

Actie
Sponsors brengen geld of middelen binnen. U draagt de bedrijfsnaam uit zoals is afgesproken en daarmee bent u uw belofte nagekomen. Zakelijk en waarschijnlijk naar de letter van het contract is dit juist. U hebt in de contracten met de sponsor echter nooit te maken met een merk, maar met mensen. Zij zijn werkzaam bij de firma die uw club sponsort en hebben behoefte om u en uw vereniging beter te leren kennen. Persoonlijk contact wordt daarom op prijs gesteld. Nodig de sponsoren uit bij belangrijke momenten in de vereniging zoals een nieuwjaarsreceptie, grote wedstrijd of een ander moment waarbij de vereniging vol in actie is.

Essentieel voor sponsoring:

• Er is sprake van een zakelijke overeenkomst;
• De vereniging zorgt voor aanvullende activiteiten;
• Er worden binnen de eigen organisatie doelen geformuleerd;
• De organisatie dient over voldoende creativiteit te beschikken om plannen te ontwikkelen.