Algemeen: Samenstellen van een functietakenpakket

Met bijgevoegd document kun je een overzicht maken van de werkzaamheden die bij een bepaald functie horen: het takenpakket. Het takenpakket is het belangrijkste onderdeel van een functie- of taakomschrijving.

Samenstellen van een takenpakket in 3 stappen:

1. Vul de lijst met taken in voor één functionaris, bijvoorbeeld penningmeester of wedstrijdsecretaris
TIP : Je kunt natuurlijk ook de lijst laten invullen door de vertrekkende functionaris

2. Schrijf de aangekruiste taken op
Voorbeeld: functie: penningmeester
Taak:  innen van contributies en boetes (toezien op de uitvoering) wordt: (De penningmeester) ziet toe op tijdige inning van contributies en boetes.

3. Cluster eventueel bij elkaar horende taken in een taakgebied (bijvoorbeeld: verzorgen van trainingen)

TIP : Leg een bestand aan van taakomschrijvingen van alle functies in de vereniging. Doe dit bij voorkeur in een losbladig systeem, zodat het gemakkelijk kan worden aangepast. Je kunt beginnen door alle vrijwilligers een lijst te laten invullen van hun eigen functie.

Zo´n bestand heeft als voordeel dat je meteen een taakomschrijving bij de hand hebt, wanneer er bijvoorbeeld een vacature ontstaat. Maar het geeft ook een goed overzicht van wie precies wat doet in de vereniging en wie waar verantwoordelijk voor is. Daarmee bevorder je dat er een goede en evenwichtige taakverdeling is tussen alle vrijwilligers.

Samenstelling van een takenpakket
Kruis in bijgevoegd document voor één bepaalde functie bijvoorbeeld secretaris of wedstrijdsecretaris alle taken die bij die functie behoren aan. Geef daarbij aan of het gaat om zelf uitvoeren van een bepaalde taak of erop toezien dat een taak (door anderen) gedaan wordt.