Aandachtpunten pers play-offs Hoofdklasse 2024

In mei 2024 vinden de play-offs plaats in de Tulp Hoofdklasse Dames en Heren. Bij deze wedstrijden zal ongetwijfeld ook pers aanwezig willen zijn. Om verenigingen handvatten te geven over samenwerking met de pers, heeft de KNHB voor de verenigingen een persprotocol opgesteld. Hiermee geeft de KNHB een advies op basis van de ervaringen van de afgelopen jaren, opgedaan door de verenigingen en de KNHB.

Persprotocol voor verenigingen

Waarom een persprotocol?
Dit protocol biedt enkele handvatten voor verenigingen om de samenwerking met de pers verder te verbeteren. In dit protocol geeft de KNHB een advies op basis van de ervaringen van de afgelopen jaren, opgedaan door de verenigingen en de KNHB.

Goed contact met de pers
Aandacht voor het hockey in het algemeen en aandacht voor jouw vereniging staat zeker bij grote verenigingen hoog op de agenda. Publiciteit, naamsbekendheid voor jouw hockeyvereniging en een goede naam voor jouw sponsors en potentiële sponsors; er zijn diverse redenen om goed contact met de pers te onderhouden. Onderhoud vanuit de hockeyvereniging de relatie en start met een goede en courante perslijst: welke journalist werkt op welke sportredactie? Wat is het directe telefoonnummer en e-mailadres? Neem vooral zelf het initiatief om deze mensen op tijd uit te nodigen voor een activiteit op jouw vereniging en houd contact met hen.

Altijd op zoek naar een verhaal
De media zijn altijd op zoek naar een verhaal. Of het nu de goede prestaties van de club zijn of de inzamelactie voor de nieuwe tribune. Ga er alleen niet vanuit dat een krant, radio- of tv-station zelf achter de noodzakelijke verhalen komt. Daarom is het handig de media te bedienen. Schrijf goede persberichten en stel de media op de hoogte van hetgeen op jouw vereniging gebeurt. Let daarbij wel op je doelgroep: de lokale media is eerder geïnteresseerd in je nieuwe sponsor dan de nationale media.

Goed contact
Het onderhouden van het contact met jouw mediarelaties is erg belangrijk. Zorg er zo nu en dan voor dat je tijd vrijmaakt voor een interview of een verzoek vanuit de media. In de toekomst kan je de goede band gebruiken in je voordeel: mocht er in het sportkatern ruimte over zijn dan zal een journalist meer geneigd zijn om zijn of haar positieve contacten te benaderen dan de vervelende, moeilijke of onbereikbare.

Ook voor de rest van de vereniging
Zorg dat het persbeleid wordt gedragen door de gehele vereniging. Communiceer het belang van media-aandacht naar je leden en trainers, zodat die de tijd nemen om mensen te woord te staan. Als je weet dat er in een team iemand zit die goed of graag schrijft, vraag hem of haar dan af een toe een verslag te schrijven. Je kunt zo een heel team van mogelijke schrijvers van nieuws om je heen verzamelen.

Voeg beeldmateriaal toe
Een artikel met een foto valt altijd meer op. Een krant kan echter niet altijd een fotograaf sturen. Zorg als vereniging dan ook voor goede foto’s en stuur ook beeld mee met de persberichten. Net als bij de schrijvers zijn er binnen jouw vereniging ongetwijfeld ook fanatieke hobbyfotografen die dat maar wat graag doen. Vraag wel om de specificaties voor dit beeldmateriaal; voor drukwerk zijn bijvoorbeeld alleen foto’s van hoge resolutie goed genoeg.

Spelerslijst
De media zijn altijd geïnteresseerd in de huidige spelerslijsten van Heren en Dames 1. Zorg dat je voor elke speelronde de meest actuele lijst voor de aanwezige pers hebt; wie staan er in het veld, wie op de bank en wie speelt er niet.

Accrediteren en veldregels
Verenigingen zijn niet altijd op de hoogte van de aanwezigheid van pers. Hierdoor kan het soms voorkomen dat men onvoorbereid de pers te woord dient te staan en/of niet weet waar het materiaal van fotografen/cameramensen voor gebruikt wordt. Dit laatste is handig om te weten i.v.m. eventuele portretrechten.

Om ervoor te zorgen dat een vereniging zich beter kan voorbereiden op de pers en hierdoor inzicht kan krijgen in het einddoel (medium) staan hieronder enkele tips om dit beter te organiseren.

• Creëer op je website een pagina waar pers meer info kan vinden. Hier kan men ook vermelden waarom men geaccrediteerd dient te worden.
• Maak een pers@<naamvereniging>.nl e-mailadres aan, waar alle persaanvragen naartoe kunnen worden gestuurd.
• Zorg ervoor dat de pers zich via dit e-mailadres wekelijks aanmeldt. Op deze manier is het voor de vereniging ook makkelijker om te monitoren wat er met het nieuws gebeurt.
• Zorg ervoor dat er op speeldagen een contactpersoon aanwezig is voor de pers. Deze persoon is aanspreekpunt voor eventuele vragen vanuit de pers en interviewverzoeken.
• Verstrek opvallend gekleurde pershesjes voor fotografen die binnen de boarding fotograferen. Dit zorgt voor duidelijkheid voor alle betrokken partijen (spelers, begeleiding, arbitrage en de vereniging).
• Zijn er afspraken met lokale pers? Indien gewenst kan de KNHB hierin bemiddelen. Daarnaast zijn voorbeeldpersberichten beschikbaar. Meer informatie hierover is op te vragen via po@knhb.nl.
• Vriendelijk verzoeken wij je de (verwachte) aanwezigheid van regionale televisie te melden aan po@knhb.nl.
• Voor fotografen zijn er vaste werkplekken rondom het veld. De KNHB hanteert de richtlijnen vanuit internationale toernooien. In de afbeelding zie je de aangewezen werkgebieden. Fotografen die het pershesje zichtbaar dragen, dienen zich tegen de boarding te positioneren met geruime afstand van het streepje waar de strafcorner wordt aangegeven tot aan de hoekvlag.
  De witte gebieden in de hoeken van het veld geven de werkplekken van fotografen weer

• Verstrek duidelijke plattegronden met de werkgebieden voor fotografen. De plattegrond zoals hierboven afgebeeld vind je in de verenigingstoolkit die voorafgaand aan de play-offs wordt verstuurd naar de deelnemende verenigingen. De bepaling wat de werkgebieden voor tv en schrijvende pers zijn, gaat altijd in overleg met de vereniging.

Veldregels
Hieronder vind je een aantal regels voor het betreden van het veld door pers:

• Fotografen kunnen uitsluitend het veld betreden en hun werkzaamheden verrichten indien zij een pershesje dragen.
• Pershesjes worden verstrekt bij het aanmelden in de persruimte. Wanneer men het pershesje niet draagt kan het betreden van het veld worden ontzegd.
• Fotografen kunnen gedurende de wedstrijd gebruik maken van de op de afbeelding in het wit gemarkeerde werkgebieden (gelieve binnen de boarding gebruik te maken van pershesjes i.v.m. de herkenbaarheid en veiligheid).
• Vanaf het moment dat de spelers het veld opkomen is het niet toegestaan om het veld binnen de lijnen te betreden.
• Geef spelers, scheidsrechters en teambegeleiding genoeg ruimte om zich voor te bereiden op de wedstrijd.
• Het afstellen van afwijkende werkgebieden voor fotografen gaat altijd in overleg met de wedstrijdleiding/organisatie.
• De scheidsrechters hebben te allen tijde het recht om de regels te wijzigen i.v.m. de veiligheid.

Faciliteiten

Persruimte

• Creëer een ruimte waar de pers in rust kan werken.
• Pers is altijd geïnteresseerd in een uitgebreide spelerslijst van de wedstrijd. Zorg voor genoeg exemplaren van de eigen ploeg en van zelfsprekend ook van de bezoekende club.
• Een kan koffie/thee/water en eventueel een broodje of versnapering voor en na de wedstrijd doet het altijd goed.

Mixed zones (play-offs)

• Creëer na afloop van de wedstrijd een zone waar media de gelegenheid krijgen om spelers enkele vragen te stellen over de wedstrijd. Een ruimte waar geen publiek is heeft sterk de voorkeur. Op deze manier behoud je de controle over de interviews en kan men zelf bepalen wie er die dag interviews geeft.

Internet en stroom

• De pers wil gebruik maken van een wifi-internetverbinding voor het versturen van berichten/foto’s naar opdrachtgevers.
• Zorg voor een speciale internetverbinding waar niet de gehele vereniging toegang tot heeft. Het verzenden van het materiaal gaat bij een te groot aantal gebruikers heel traag, of lukt zelfs helemaal niet.
• Voorzie de ruimte van voldoende stroompunten (230v) en een afgesloten wifi-omgeving voor de pers.
• Het beschikbaar stellen van de inlogcode kun je via de perscontactpersoon laten verlopen.

Parkeergelegenheid

• Er is vaak niet genoeg parkeergelegenheid bij een vereniging. Zeker tijdens de play-offs/play-outs is het altijd raadzaam om enkele parkeerplaatsen te reserveren.

Tribune

• De ontvangende vereniging verzorgt minimaal één zitplaats voor elke vertegenwoordiger van de pers op de tribune/rondom het veld, waarvandaan de journalisten zonder belemmering oog op het veld kunnen hebben en houden. In de rust gaat pers vaak even terug naar de persruimte; als die daarna terug naar buiten gaat moet men weer op een goede plek kunnen plaatsnemen. De ervaring leert dat maximaal 10 plekken afdoende is maar soms wordt dit aantal overschreden.

Persbericht/persuitnodiging

• Om de pers op de hoogte te brengen van jouw evenementen/activiteiten kun je ook gebruikmaken van een persbericht/persuitnodiging. Zorg ervoor dat de berichten tijdig verstuurd worden, zodat geïnteresseerde journalisten erop kunnen anticiperen.

Ondersteuning vanuit de KNHB

• In principe verloopt alles omtrent de pers via de vereniging. Heb je als vereniging, naast de nodige gedeelde bestanden, behoefte aan ondersteuning op dit vlak? Neem dan contact op met de afdeling communicatie van de KNHB via po@knhb.nl. De afdeling communicatie ondersteunt, indien nodig, verenigingen graag op dit gebied.
• Een week voorafgaand aan de play-off wedstrijd neemt de afdeling communicatie contact op met de doorgegeven perscontactpersoon van de vereniging.
• Bij de beslissende finalewedstrijden van de play-offs in de Hoofdklasse zijn twee communicatiemedewerkers van de KNHB aanwezig om de vereniging te ondersteunen. Dit in verband met de (mogelijke) prijsuitreiking en live-uitzendingen op tv.

Je kunt het persprotocol hieronder ook als PDF bestand downloaden.