Veelgestelde vragen

Scheidsrechters

Ik weet mijn scheidsrechterskaartnummer niet, wat moet ik doen?

Voor het opvragen van je scheidsrechterskaartnummer kun je terecht bij de scheidsrechterscommissaris van je vereniging.

Tegenwoordig is je bondsnummer ook je kaartnummer. Als je door de vereniging geregistreerd bent als clubscheidsrechter, kun je met dit nummer inloggen op een digitaal wedstrijdformulier. Lukt dit niet? Neem dan contact op met je vereniging.

 

Ik ben mijn scheidsrechterskaart kwijt, wat moet ik doen?

Wanneer je je scheidsrechterskaart kwijt bent raden wij je aan contact op te nemen met de scheidsrechterscommissaris van jouw vereniging. Hij/zij kan je verder helpen.

Ik ben lid geworden van een andere club en wil daar fluiten, wat moet ik doen?

Op basis van de kaartgegevens die je doorgeeft bij je aanmelding, zal de nieuwe vereniging je registreren als clubscheidsrechter. Je bondsnummer is dan ook je kaartnummer. Zodra je geregistreerd bent, kun je met dit nummer inloggen op een digitaal wedstrijdformulier. Lukt dit niet? Neem dan contact op met je vereniging.

Ik ben niet lid, maar wil wel graag fluiten. Hoe werkt dat?

De vereniging waar je wilt gaan fluiten, zal je als vrijwillige clubscheidsrechter moeten registreren. Je bondsnummer is dan ook je kaartnummer. Zodra je geregistreerd bent, kun je met dit nummer inloggen op een digitaal wedstrijdformulier. Lukt dit niet? Neem dan contact op met de desbetreffende vereniging.

Ik heb problemen met de e-learningmodule voor clubscheidsrechters, wat moet ik doen?

Lukt het je niet om in te loggen of heb je problemen met het doorlopen van de e-learningmodule? Neem dan contact op met de scheidsrechterscommissaris van je vereniging.

Ik heb een vraag over mijn bondsscheidsrechterkleding of communicatieset, wat moet ik doen?

Vragen rondom kleding en/of communicatiesets voor de bondsscheidsrechters kun je sturen naar arbitrage@knhb.nl.

Ik wil me aanmelden voor een opleiding tot bondsscheidsrechters. Hoe werkt dat?

De collega's van arbitrage helpen je graag verder. Stuur een e-mail naar arbitrage@knhb.nl

Training & Coaching

Wat is de juiste lengte van een stick voor een kind?

Als de stick tot net iets onder de navel reikt is het goed. NB: zodra er op een heel veld gespeeld wordt, is het aan te raden een 36,5” stick aan te schaffen – tenzij het kind nog erg klein is – anders kan er niet voldoende vaart aan de bal meegegeven worden.

Werft de KNHB trainers/coaches?

Nee, wij werven geen trainers of coaches.

Heeft de KNHB een lijst met trainers/coaches?

Nee, wij hebben geen lijst met trainers of coaches.

Hoe stel ik een technisch beleidsplan op?

Je kunt aan de hand van de download 'Bouwplan technisch beleid' een technisch beleidsplan opstellen. Het format is wel slechts een leidraad en het is aan de verenigingen zelf om dit verder uit te werken.

Competitie

Er is geen team beschikbaar. Wat nu?

Teams die aan de competitie deelnemen, zijn verplicht alle wedstrijden te spelen. Als je op tijd weet dat een team op één van de speeldagen niet beschikbaar is, kan in overleg met de tegenstander de wedstrijd verplaatst worden. Eerder spelen mag altijd, later niet. Binnen de districtscompetities mag na toestemming van de competitieleiding ook in de week na de vastgestelde wedstrijd, vóór de volgende wedstrijdronde gespeeld worden.

Lukt dit niet en is het spelen van de wedstrijd niet mogelijk, dan moet de wedstrijd worden afgelast. Dit kunnen alleen wedstrijdsecretarissen doen, teams kunnen dit niet zelf. Voor het team dat niet kan spelen, kunnen hier consequenties aan vast zitten.

Ik wil een wedstrijd verzetten. Kan dat?

Een wedstrijd wordt in principe gespeeld op de vastgestelde speeldag. Wanneer jouw team echt niet kan, kun je de wedstrijd verzetten. Hiervoor neem je contact op met de wedstrijdsecretaris van je eigen vereniging. Die zal vervolgens contact opnemen met de wedstrijdsecretaris van de tegenstander en een verzoek indienen bij de competitieleider.

Eerder spelen mag altijd, later niet. Binnen de districtscompetities mag na toestemming van de competitieleiding ook in de week na de vastgestelde wedstrijd, vóór de volgende wedstrijdronde gespeeld worden. Lukt dit niet en is het spelen van de wedstrijd niet mogelijk, dan moet de wedstrijd worden afgelast. Dit kunnen alleen wedstrijdsecretarissen doen, teams kunnen dit niet zelf. Voor het team dat niet kan spelen, kunnen hier consequenties aan vast zitten.

 

Wat moet je doen als je een (nieuw) team wilt toevoegen?

Voorafgaand aan de competitie kunnen (nieuwe) teams opgegeven worden. De inschrijvingsdeadline wordt ieder seizoen/periode gecommuniceerd met de verenigingen. Is de deadline verstreken? Neem dan contact op met de betrokken competitieleider om te bespreken wat de mogelijkheden zijn.

De wedstrijd is gestaakt. Wat nu?

De scheidsrechters vullen binnen het DWF in dat de wedstrijd gestaakt is. Vervolgens informeert de wedstrijdsecretaris de competitieleiding. Een gestaakte wedstrijd wordt altijd alsnog uitgespeeld, tenzij de competitieleiding anders beslist. Staken betekent overigens niet dat de stand waarmee gestaakt werd automatisch de eindstand wordt.

Wat is de procedure rond het afgelasten van wedstrijden?

In verband met de weersomstandigheden kan de competitieleiding van de KNHB besluiten om wedstrijden centraal af te gelasten. Hiervan wordt melding gemaakt op de website van de KNHB en/of via NOS-teletekst. Teletekst wordt alleen gebruikt bij afgelastingen in de Hoofdklasse en een algehele afgelasting.

Ook een vereniging kan wedstrijden afgelasten vanwege de staat van de velden/accommodatie, het weer, calamiteiten of als er geen team beschikbaar is. Alleen wedstrijdsecretarissen kunnen wedstrijden afgelasten door contact te hebben met de wedstrijdsecretaris van de andere vereniging. Zij informeren de competitieleiding over de reden van afgelasten.

 

Welke leeftijdscategorieën en peildata hanteert de KNHB?

Op 1 oktober van het lopende bonds- en/of competitiejaar wordt de leeftijd vastgesteld. Op basis daarvan wordt gespeeld in de volgende leeftijdscategorieën:

Jonger dan 6 jaar    G-jeugd
6 of 7 jaar                F-jeugd
8 of 9 jaar               E-jeugd
10 of 11 jaar             D-jeugd
12 of 13 jaar             C-jeugd
14 of 15 jaar             B-jeugd
16 of 17 jaar             A-jeugd
17 t/m 25 jaar          Jong Senioren
18 jaar of ouder       Senioren

Dames
30 jaar of ouder      Veteranen
45 jaar of ouder      Veteranen 45+

Heren:
35 jaar of ouder      Veteranen
45 jaar of ouder      Veteranen VL (sommige districten)
50 jaar of ouder      Veteranen L

Hoe en wanneer wordt de speeldagenkalender opgesteld?

De speeldagenkalender wordt ruim voorafgaand aan de start van het nieuwe seizoen vastgesteld. De competitieleiding doet een voorstel waarop verenigingen en districtscommissies kunnen reageren. Daarna wordt de kalender vastgesteld, waarbij geprobeerd wordt de bonds- en districtscompetities zoveel mogelijk gelijk te schakelen. Er wordt rekening gehouden met officiële feestdagen en vakanties.

Wat is het ratingsysteem en hoe werkt het?

Het ratingsysteem is een manier om teams in te delen in de competitie. Met behulp van dit systeem is het mogelijk om teams van vergelijkbare sterkte, op basis van onder andere de stand in de poule, bij elkaar in een poule in te delen. Dit levert meer gelijkwaardige wedstrijden op.

Kan ik hockeyen in het buitenland?

Ga je naar het buitenland en wil je daar ook gaan hockeyen? De FIH vereist dat iedere speler die wil hockeyen buiten Nederland een verklaring van geen bezwaar (No Objection Certificate/NOC) van de KNHB heeft. De NOC kun je hier downloaden.

Hoe werkt het digitaal wedstrijdformulier (DWF)?

Als coach of aanvoerder en als scheidsrechter kan je via de app van je vereniging of een door de vereniging toegestuurde link het DWF invullen. Voorafgaand aan de wedstrijd vullen beide teams de spelerslijst in. Na de wedstrijd vullen de scheidsrechters de uitslag en eventuele kaarten in. Vervolgens controleren beide aanvoerders of coaches dit en ronden ze het formulier af.

De uitslag van mijn wedstrijd moet worden aangepast en/of staat nog niet in de Standenmotor. Wat nu?

Wanneer je een DWF direct na de wedstrijd, samen met de scheidsrechters afrond kun je voorkomen dat een uitslag onjuist wordt ingevuld of dat de scheidsrechters vergeten de uitslag in te vullen. Blijkt dat de uitslag toch verkeerd is ingevuld, moet je het DWF alsnog afronden. Je kunt dan contact opnemen met de wedstrijdsecretaris van je eigen vereniging.
Die kan vervolgens in een gezamenlijk e-mail met de tegenstander aan de competitieleiding de juiste uitslag doorgeven. De uitslag kan alleen worden aangepast, wanneer beide wedstrijdsecretarissen de juiste uitslag hebben bevestigd.

Gele kaarten

Wordt een aanvoerderskaart als een gele kaart voor de speler zelf genoteerd?

Nee, wanneer een speler als aanvoerder een gele kaart ontvangt voor wangedrag van zijn team, zal deze kaart niet op het conto van hem/haar als aanvoerder komen te staan, mits dit duidelijk door de scheidsrechter op het wedstrijdformulier is genoteerd. De spelstraf volstaat dan.

Worden gele kaarten gehaald door een speler die ook een functie heeft als coach, bij zijn/haar gele kaarten als coach opgeteld?

Nee, gele kaarten voor een coach worden afzonderlijk geteld, tenzij de coach tevens speler is van het betrokken team.

Moeten wij wachten met de uitvoering van de schorsing (naar aanleiding van 3 x geel, 5 x geel etc) totdat de brief van de KNHB binnen is?

 

Nee, de kennisgevingen van de bond aan de verenigingen over de telling van gele kaarten zijn bedoeld als ruggensteuntje. Zij ontslaan de vereniging niet van de verantwoordelijkheid zelf de administratie bij te houden van de tijdelijke verwijderingen.

Rode kaarten

Als ik geschorst ben bij Heren 1, mag ik dan op diezelfde dag meespelen bij bijvoorbeeld Heren 2?

Het speelverbod geldt tot en met de dag dat de schorsing is uitgezeten. Dit betekent dat je voor geen enkel ander team speelgerechtigd bent en dat je dus niet bij heren 2 mee mag spelen.

Mag je spelen als je in beroep gaat?

Ja, dat betekent dat de straf nog niet in gaat en dat de uitspraak van de Commissie van Beroep wordt afgewacht. De Tuchtcommissie kan in bijzondere gevallen een onmiddellijk speelverbod opleggen, ongeacht het in te stellen beroep. In dat geval mag er niet gespeeld worden! Let wel: In wedstrijden die gaan om het landskampioenschap geldt als hoofdregel dat de straf wél direct ten uitvoer moet worden gelegd, tenzij de Tuchtcommissie anders bepaalt.

Kun je altijd in beroep tegen de uitspraak van de Tuchtcommissie?

Beroep is niet in alle gevallen mogelijk. In de uitspraak van de Tuchtcommissie staat duidelijk beschreven of beroep open staat. Lees om misverstanden te voorkomen de uitspraakbrief goed door. (N.B. Tegen speelverboden als gevolg van gele kaarten is nooit beroep mogelijk!)
Let op! Het beroepschrift dient binnen 10 dagen na dagtekening van de uitspraak van de tuchtcommissie bij het bondsbureau binnen te zijn. Reageer dus snel!

Moet er bij een rode kaart voor een jeugdlid nog iets door de vereniging gedaan worden?

Wanneer een jeugdspeler een rode kaart ontvangt voor een fysieke of een verbale overtreding, dient de vereniging er voor te zorgen, dat het Meldingsformulier Wangedrag Junioren voor 10.00 uur op de eerste donderdag na de dag waarop de betrokken wedstrijd is gespeeld op het bondsbureau ontvangen is. Dit formulier geldt als verklaring van de vereniging. Een door de jeugdspeler zelf geschreven verhaal (verklaring), stelt de Tuchtcommissie erg op prijs.

De AVG-wet

Wat houdt de AVG eigenlijk in?

Vanaf 25 mei 2018 gelden er strengere regels op het gebied van privacy. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt dan vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze AVG geldt voor de hele Europese Unie en heeft gevolgen voor iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt. Dus ook voor alle hockeyverenigingen van de KNHB in Nederland. Om tijdig aan de nieuwe regelgeving te voldoen, moet elke vereniging stappen ondernemen.

Strengere regels

Over het algemeen worden de privacyregels onder de AVG strenger dan de huidige Wbp. Zo gelden er voor het vragen van toestemming strengere voorwaarden en moet je als organisatie de betrokkene meer informatie verstrekken dan voorheen. De nieuwe regels brengen nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee. Elke vereniging moet in kaart brengen hoe zij omgaat met persoonsgegevens. Het gaat daarbij om vragen als: welke gegevens worden verwerkt, wat gebeurt er met die gegevens en wat doet de vereniging om ze te beschermen?

De AVG-tool, ontwikkeld door NOC*NSF in samenwerking met de Stichting AVG en de sportbonden, kan verenigingen hierbij helpen. Om haar verenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen, stelt de KNHB voor iedere vereniging gratis een vouchercode ter beschikking. Heeft jouw vereniging nog geen toegang tot de AVG-tool aangevraagd? Doe dit dan alsnog!

Kun je een boete krijgen als je niet aan de AVG voldoet?

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) treedt binnen Nederland op als privacytoezichthouder. En ja, de AP is daarbij ook bevoegd om boetes uit te delen als organisaties straks de AVG overtreden. Dit geldt dus ook voor verenigingen.

Volgens de regels kan de AP een boete opleggen van maximaal 20 miljoen euro. In welke vorm er controles uitgevoerd gaan worden is niet bekend. Men verwacht dat naleving van de privacywetgeving wel hoog op de agenda zal staan. Doe je er het maximale aan om aan de AVG te voldoen en privacy te waarborgen, dan is de kans niet groot dat je als vereniging een boete krijgt.

Gebruik van de AVG-tool

Wat is de AVG-tool en waar kan ik die voor gebruiken?

NOC*NSF ontwikkelde in samenwerking met Stichting AVG en in overleg met verschillende sportbonden een online tool (de AVG-tool) die sportverenigingen helpt om de juiste stappen te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het AVG-programma is opgebouwd als een stappenplan en leidt je stapsgewijs door de (vaak lastige) materie. Je houdt overzicht en je vergeet niets.

Het is een online programma dat je uit kunt voeren wanneer je wilt en tussentijds kun je alles opslaan en een volgende keer verder gaan. Bij alle stappen is er uitleg in tekst, maar zijn er ook instructievideo’s en voorbeelddocumenten.

AVG-verklaring

Heb je alle stappen doorlopen? Dan kun je de AVG-verklaring downloaden die de stichting afgeeft. De verklaring geeft aan dat je alle stappen hebt doorlopen en geeft een samenvatting van de door jou ingevulde antwoorden. De AVG-verklaring is dus een vastlegging van hoe de AVG geregeld is in jouw vereniging. Met deze AVG-verklaring laat je zien dat je bewijsbaar alle inspanningen hebt verricht om te voldoen aan de wet. Maar let op: het stappenplan biedt geen garantie dat je na het doorlopen ervan voldoet aan de AVG.

Hoe vraag ik toegang tot de AVG-tool aan?

Wil je als vereniging gebruik maken van de online AVG-tool, vul dan het digitale formulier in. Na het versturen van je aanmelding ontvang je binnen drie werkdagen een vouchercode én de bijbehorende instructies in je mailbox. Met die vouchercode kun je als vereniging gebruikmaken van het stappenplan in de online AVG-tool. Let op: per vereniging kan één vouchercode worden aangevraagd.

Hoe lang is mijn vouchercode voor de AVG-tool geldig?

De vouchercode is geldig tot en met 22 april 2019.

Maken en publiceren van foto's

Wat zijn de regels rondom het maken en publiceren van foto's?

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft aangegeven dat het van de omstandigheden afhangt of foto’s en beeldmateriaal bijzondere persoonsgegevens zijn. Bij de beoordeling van individuele gevallen rondom ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wordt bekeken in hoeverre er sprake is van zorgvuldigheid en proportionaliteit. In de praktijk betekent dit dat verenigingen er goed aan doen om bij het plaatsen van foto’s (en andere berichten) altijd af te wegen of het bericht gepast is. Volgens onze privacy-expert heeft een vereniging een gerechtvaardigd belang om foto’s van kampioenschappen en wedstrijdbeelden te publiceren.

Als iemand vervolgens bezwaar maakt tegen deze publicatie, is het verstandig daar correct naar te handelen en op verzoek het bericht te verwijderen.

Verenigingen moeten hun leden wel informeren. Dit kan via een privacyverklaring op de site. Bezoekers kunnen worden geïnformeerd door een bordje bij de ingang te plaatsen waarop wordt aangegeven dat er beelden kunnen worden gemaakt.

Hoe zit het met minderjarigen?

Hoe jonger een persoon is, hoe zwaarder zijn of haar privacy zal wegen bij de belangenafweging. Kinderfoto’s zijn zelden nieuwswaardig, dus daar zul je eerder moeten blurren, weglaten of bijsnijden. Bij kinderen uit de LG hockey teams is nog meer voorzichtigheid geboden.

Bezwaar voorkomen?

Wil je voorkomen dat er iemand bezwaar maakt tegen publicatie dan zul je vooraf aan iedereen toestemming moeten vragen.

Wat betreft nieuwe leden kan dat bij de aanmelding (toestemming vragen in een separaat formulier). Voor minderjarigen (iedereen jonger dan 16 jaar) geldt dat de ouders het toestemmingsformulier moeten ondertekenen.

Mbt bestaande leden is het raadzaam de grondslag toestemming verder zo veel mogelijk te vermijden en de grondslag gerechtvaardigd belang te gebruiken. Het is goed dat belang te laten bevestigen door de algemene ledenvergadering en dit hoogste orgaan van de vereniging een besluit te laten nemen over het privacybeleid van de vereniging. Je kunt dit ook nog borgen in het huishoudelijk reglement.

Bewaren en beschermen van persoonsgegevens

Hoe kan ik ledengegevens veilig beschermen tegen diefstal of verlies?

Om persoonsgegevens van de leden van jouw vereniging te beschermen tegen verlies of diefstal moet je back-ups maken. Veilige back-ups, uiteraard. Een paar tips:

-      Zorg dat je regelmatig back-ups maakt

-      De meeste digtale systemen maken op gezette tijden automatisch een back-up, maar dat geldt niet voor allemaal. Controleer dus of de door jullie gebruikte systemen dit wel of niet doen, en of de back-ups veilig worden bewaard

-      Test regelmatig of het werkt en beveilig back-ups altijd met een wachtwoord

-      Gebruik veilige back-ups. Een usb-stick kan makkelijk gestolen of gekopieerd worden en geldt dus niet als veilige back-up. Een externe harde schijf is een betere keuze, mits je deze na iedere back-up loskoppelt van je computer en achter slot en grendel bewaart. Het loskoppelen van een externe harde schijf zorgt er tevens voor dat de gegevens zijn beschermd tegen ransomware. Ransomware (‘gijzelsoftware’) is een soort chantagemiddel op internet dat je computer (of de gegevens die erop staan) blokkeert en geld vraagt om de computer weer te ‘bevrijden’. Door te zorgen voor een veilige back-up bescherm je de gegevens hiertegen

-      Ook papieren documenten met persoonsgegevens moeten achter slot en grendel worden bewaard. Je kunt kiezen voor een sluitend sleutelbeheer met geautoriseerde personen en geheimhoudingsverklaringen

Hoe lang mag ik gegevens van oud-leden bewaren?

Onder de AVG gelden dezelfde regels omtrent de bewaartermijn als nu. Het uitgangspunt blijft dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking, en dat persoonsgegevens zowel digitaal (bijv. in Excel) als fysiek (bijv. het aanmeldingsformulier) vernietigd moeten worden. Bij fysieke documenten geldt daarbij dat alleen verscheuren en weggooien is niet voldoende is, maar je de papieren moet versnipperen.

Met uitzondering van financiële gegevens die je zeven jaar moet bewaren, is op dit moment nog niet duidelijk hoe lang je persoonsgegevens mag of moet bewaren. De Stichting AVG volgt de ontwikkelingen op de voet en zodra er meer bekend is, informeren zij de gebruikers van de AVG-tool hierover. Het advies voor nu luidt om zelf de bewaartermijn van persoonsgegevens te bepalen en als dit niet mogelijk is, in ieder geval de criteria voor het vaststellen van de bewaartermijn vast te leggen. De vastgestelde bewaartermijnen en/of criteria neem je vervolgens op in de privacyverklaring.

Hoe weet ik of mijn verenigingswebsite veilig is?

De veiligheid van je verenigingswebsite is ook van groot belang. Maar hoe weet je of deze veilig is? Je kunt dit zelf controleren via www.internet.nl. Dit is een initiatief van de Internetgemeenschap en de Nederlandse Overheid. Voer op deze site de url van je verenigingswebsite in en je krijgt onmiddellijk een analyse van de sterke en zwakke punten van de toegangsbeveiliging. Zo kun je eenvoudig checken of de internetverbinding, e-mail en website wel voldoen aan moderne internetstandaarden.

Verplicht voor verenigingen: https in de url

Let op! Als je persoonsgegevens verzamelt via de website, moet je in ieder geval https gebruiken. Dit is al het geval als je een (contact)formulier op de site gebruikt of een optie aanbiedt voor nieuwsbriefaanmeldingen. Https (beveiliging) voorkomt dat onbevoegde derden mee kunnen lezen met het verkeer naar de website.

Mag de vereniging mijn persoonsgegevens aan andere leden doorgeven?

Ja, jouw vereniging mag jouw gegevens (zoals je naam, adres en woonplaats) doorgeven aan bepaalde mensen binnen de vereniging. Dit is nodig om de vereniging draaiende te houden. De penningmeester bijvoorbeeld heeft jouw gegevens nodig om de contributie te innen.

Jouw vereniging mag de ledenlijst niet zomaar verstrekken aan alle leden. Dit mag alleen als er een zogeheten gerechtvaardigd belang voor is. Bijvoorbeeld als het noodzakelijk is dat teamleden met elkaar kunnen afspreken om te gaan sporten.

Verstrekt jouw vereniging jouw gegevens aan andere leden? Dan moet de vereniging je daarover informeren.

Mag de vereniging een lijst op de website publiceren met leden die hun contributie nog niet hebben betaald?

Nee, dat mag niet. Ook niet op een afgeschermd deel van de website van de vereniging dat alleen voor leden toegankelijk is.

Het is niet nodig dat alle leden van de vereniging weten dat iemand zijn of haar contributie niet heeft betaald. De vereniging kan op andere manieren de openstaande contributie innen, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van deze persoon. Bijvoorbeeld via een incassobureau.

Moet de vereniging in haar statuten of huishoudelijk reglement iets opnemen over het verwerken van persoonsgegevens door de vereniging?

Een verwijzing in het huishoudelijk reglement is niet verplicht, maar zeker een goede plaats om de leden op de privacyverklaring te wijzen. Opname in de statuten ligt minder voor de hand omdat deze bij notaris gewijzigd moeten worden.
Het gaat er om dat je betrokkenen op eigen initiatief informeert over wat er met hun gegevens gebeurt en wat hun rechten zijn. Dat doe je door de privacyverklaring bijvoorbeeld op de website te zetten. In verschillende uitingen verwijs je vervolgens naar deze privacyverklaring. Denk naast het huishoudelijk reglement aan een vaste tekst onderaan e-mails, op inschrijvingsformulieren en andere uitingen.

Voorbeeldtekst voor in huishoudelijk reglement:

"Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata, geslacht alsmede (indien mogelijk) een telefoonnummer en persoonlijk e-mailadres van de leden zijn opgenomen. In het register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn. Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, waaronder sponsors, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Doorgifte van de gegevens zonder een besluit van de algemene vergadering en zonder het recht op bezwaar gebeurt voor de noodzakelijk door de vereniging aan derden te verstrekken gegevens, waaronder aan de bond, en aan overheden of instellingen, onder andere in verband met te verkrijgen subsidies. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel of een bestaande wettelijke verplichting."

 

De privacyverklaring

Wat is een privacyverklaring en waar dient die voor?

Alle mensen van wie je persoonsgegevens opslaat moet je daarover goed informeren. Dit doe je in de privacyverklaring. Een privacyverklaring wordt ook weleens privacy policy of privacybeleid genoemd. Hierin vermeld je onder andere:

-      het doel waarvoor je de gegevens opslaat

-      hoe lang de gegevens worden bewaard

-      de manier waarop je met die persoonsgegevens omgaat (worden ze bijvoorbeeld gedeeld met derden en zo ja; hoe en waarom?)

-      en wat hun rechten zijn.

Moet mijn vereniging ook een privacyverklaring hebben?

Ja, om aan de AVG wet te voldoen moet iedere organisatie die ledengegevens verwerkt een privacyverklaring (privacy policy, privacybeleid) hebben. Dat geldt dus ook voor alle sportverenigingen.

Waar moet een privacyverklaring aan voldoen?

Stichting AVG heeft een privacy policy (andere benaming voor privacyverklaring) geschreven die alle deelnemers voor de eigen vereniging kunnen gebruiken als basis. Dit voorbeeld vind je in de AVG-tool. (Heeft jouw vereniging nog geen toegang tot de AVG-tool? Vraag die dan alsnog aan!)

De privacy policy van je vereniging moet in ieder geval goed vindbaar zijn. Je website is daarvoor het meest geschikt. Zorg dat de privacy policy een vaste plek in de website krijgt, bijvoorbeeld in de footer. De footer is een goede plek omdat die vanaf alle pagina's op de website bereikbaar is. Het is aan te bevelen om daarnaast ook vanuit documenten, brieven, e-mails en andere correspondentie met leden naar de privacy policy op de website te verwijzen.

In de privacy moet je in ieder geval vermelden:

-      het doel waarvoor je de gegevens opslaat

-      hoe lang de gegevens worden bewaard

-      de manier waarop je met die persoonsgegevens omgaat (worden ze bijvoorbeeld gedeeld met derden en zo ja; hoe en waarom?)

-      en wat hun rechten zijn:

o   inzagerecht

o   recht op rectificatie

o   recht om vergeten te worden

o   recht op beperking van verwerking

o   recht op overdraagbaarheid van gegevens

o   recht van bezwaar

Belangrijk: een persoon heeft dus ALTIJD het recht om zijn persoonsgegevens in te zien. Je kunt deze persoon bijvoorbeeld een kopie van het aanmeldingsformulier met zijn of haar gegevens overhandigen.

Is er een voorbeeld van een privacyverklaring dat ik kan gebruiken?

In de AVG-tool is een voorbeeld van een standaard privacyverklaring opgenomen. (Heeft jouw vereniging nog geen toegang tot de AVG-tool? Vraag die dan alsnog aan via het digitale formulier!)
Ook hebben we op deze site enkele voorbeelddocumenten opgenomen, waaronder een voorbeeld van een privacyverklaring.

De verwerkersovereenkomst

Wat is een verwerkersovereenkomst en wanneer heb ik die nodig?

De AVG verplicht je om verwerkersovereenkomsten met derden/partners te sluiten. Dit komt bij verenigingen in veel situaties voor, bijvoorbeeld bij het inschakelen van een drukkerij, hostingpartij of digitale nieuwsbriefverzender. Als vereniging mag je persoonsgegevens nooit doorgeven aan een andere partij als je met die partij geen verwerkersovereenkomst hebt.

Ga dus na met welke verwerkers jouw vereniging allemaal samenwerkt en sluit (nieuwe) overeenkomsten af die voldoen aan de AVG. Binnen de overeenkomst moeten onder meer afspraken worden gemaakt over de beveiliging van de gegevens en het verwijderen van de gegevens aan het einde van de opdracht.

Let op: oude verwerkersovereenkomsten moeten herzien worden, omdat de AVG andere eisen stelt.

Is er een voorbeeld van een verwerkersovereenkomst beschikbaar dat ik kan gebruiken?

In de AVG-tool is een voorbeeld van een standaard verwerkersovereenkomst opgenomen. Ook hebben we op deze website enkele voorbeelddocumenten geplaatst. Uiteraard kun je ook zelf afspraken vastleggen binnen eigen documentatie/contracten. Hierin moet je in ieder geval de volgende afspraken vastleggen:

  • het onderwerp en de duur van de verwerking
  • de aard en het doel van de verwerking
  • het soort persoonsgegevens dat verwerkt wordt
  • de categorieën van betrokkenen
  • de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke

In de AVG-tool vind je een checklist met alle punten waar je rekening mee moet houden, zodat je zeker weet of je verwerkersovereenkomst voldoende is ‘dichtgetimmerd’.

Moeten wij als vereniging een verwerkersovereenkomst met de KNHB sluiten?

De KNHB sluit geen verwerkersovereenkomst af met de verenigingen (leden), omdat de KNHB zelf verwerkersverantwoordelijke is (degene die beslist over het doel van en de middelen voor die verwerking). De KNHB is verantwoordelijke, want zij bepaalt zelf waarom en hoe bepaalde gegevens wel of juist niet worden gebruikt.

Het criterium is dus niet van wie je de gegevens verkrijgt, maar of je gegevens verwerkt voor eigen doel en met eigen middelen.

 

Overige vragen

Hoeveel deelnemers kunnen aanwezig zijn bij een opleidingslocatie?

Er kunnen maximaal 18 deelnemers zich inschrijven. Bij de HT opleidingen gaan we van start bij minimaal 12 deelnemers. Basisopleidingen hebben geen minimum.

Ik wil een clinic van een (ex-)international op de club. Kan ik dat via de KNHB regelen?

Nee, dit kun je via Bovelander & Bovelander, Sportways of de website van de betreffende international aanvragen. De KNHB heeft geen overzicht van contactgegevens.

Op de club willen we graag een interland. Kan dit?

Je kunt je interesse hiervoor kenbaar maken door contact op te nemen met onze afdeling evenementen.

Ik wil graag stage lopen bij een van de nationale teams. Kan dit?

Nee, dit is helaas niet mogelijk.

Ik wil graag een shirt van het Nederlands Elftal aanschaffen, waar kan ik dit doen?

Onze kledingsponsor Adidas verkoopt replica shirts op grote toernooien. Sommige (web)winkels verkopen ze ook.

Kun je als speler/speelster van een club- of districtsteam ook in aanmerking komen voor een talentstatus bij het NOC*NSF?

Nee, alleen spelers en speelsters in onze nationale teams kunnen door de KNHB worden voorgedragen voor een talentstatus/topsportstatus bij het NOC*NSF.