Rosmalen heeft veel profijt van deelname aan Verenigingsmonitor

Mark Brants, voorzitter MHC Rosmalen: 'Benchmarken is de sleutel tot de toekomst’

Inleiding

Sinds maandag 2 november jl. hebben alle hockeyverenigingen in Nederland toegang tot de Verenigingsmonitor 2020. De Verenigingsmonitor bestaat sinds 2018 en is dit jaar dus al voor de derde keer uitgestuurd. Hockeyvereniging MHC Rosmalen heeft de Verenigingsmonitor ieder jaar ingevuld en doet ook deze editie weer mee.

Hun interesse voor de Verenigingsmonitor werd gewekt toen zij het initiatief twee jaar geleden voorbij zagen komen via een mail van de KNHB. Mark Brants, voorzitter MHC Rosmalen, is sindsdien sparringpartner voor de KNHB. Samen met andere betrokkenen denkt hij mee over de vraagstelling en de gebruiksvriendelijkheid van de tool. Volgens Mark blijkt uit deze betrokkenheid van verenigingen dat de monitor ook echt gericht is op het belang van de vereniging, en niet alleen op dat van de KNHB.

Wat is de Verenigingsmonitor?
Om inzichtelijk te maken hoe verenigingen zich tot elkaar verhouden, is de KNHB in 2018 gestart met de Verenigingsmonitor. Dit is een vergelijkend onderzoek onder hockeyverenigingen die diverse verenigingszaken (zoals: technische zaken, doelgroepen, arbitrage, financiën en accommodatie) bevraagt. De resultaten uit dit onderzoek worden gebundeld in een Benchmark Dashboard. Iedere vereniging die deelneemt aan de monitor krijgt toegang tot het dashboard.

Wat is het Benchmark Dashboard?
In het Benchmark Dashboard kunnen verenigingen zich vergelijken met een groep andere verenigingen. Bijvoorbeeld met verenigingen van dezelfde grootte, in dezelfde regio of spelend op hetzelfde niveau. Zo krijg je dus meer inzicht in de kwaliteit van je eigen vereniging ten opzichte van andere verenigingen, op allerlei gebieden. En je kunt van elkaar leren: op welke terreinen gaat het goed en op welke kun je nog verbeteringen doorvoeren? Op basis hiervan kun je jouw beleidsplannen herijken, nieuwe plannen ontwikkelen en/of gerichte ondersteuning krijgen van de KNHB. Daarnaast geeft het de KNHB inzicht in wat er leeft bij de verenigingen. Waar is behoefte aan? Zo kunnen wij de informatievoorziening en ondersteuning ook beter afstemmen, prioriteren en gerichter aanbieden.

Brants: “We vullen de Verenigingsmonitor elk jaar in omdat wij hier de meerwaarde van inzien. Hoe meer clubs er meedoen, des te beter verenigingen zich straks in het Benchmark Dashboard kunnen vergelijken met andere verenigingen, oftewel ‘benchmarken’. En we helpen er ook de hockeybond mee. Ze krijgen een goed inzicht waar wij als clubs staan, waar we mee bezig zijn en op welke gebieden ze ons kunnen ondersteunen. Daarnaast beschikt de KNHB in eventuele belangenbehartiging hierdoor over data om zaken te kunnen onderbouwen.”

Verenigingsmonitor invullen steeds makkelijker

De monitor is een relatief lange vragenlijst, waardoor het best wat tijd kost om die in te vullen. Om dat proces voor verenigingen makkelijker en minder tijdrovend te maken, is de monitor dit jaar op verschillende punten aangepast. Zo start de monitor nu met een hoofdmenu waarmee deelnemers makkelijker kunnen navigeren door de vragenlijst en kunnen verenigingen nu grotendeels zelf de volgorde van het invullen bepalen. Ook is het nu mogelijk om onderdelen van de vragenlijst door te sturen naar andere personen binnen de vereniging, waardoor het invulwerk onderling verdeeld kan worden.

En net als vorig jaar geldt voor verenigingen die al eerder aan de monitor deelnamen: waar mogelijk zijn de antwoorden al ingevuld op basis van voorgaande editie(s). Het is dan dus enkel nog een kwestie van de antwoorden controleren en waar nodig aan te passen.

Resultaten

“Het invullen van de Verenigingsmonitor en vervolgens de toegang tot het Benchmark Dashboard, heeft ons als vereniging het volgende opgeleverd:

  • We beschikken nu over een hulpmiddel om te zien hoe onze vereniging ervoor staat;
  • We kunnen de prestaties van onze vereniging concreet en meetbaar maken aan de hand van statistieken en onszelf hierbij vergelijken met andere verenigingen;
  • Door deze inzichten kunnen we ons eigen beleid beter evalueren en verbeteren en op een laagdrempelige manier eventuele issues binnen de vereniging aankaarten;
  • Ook kunnen we mogelijke problemen beter voorkomen en makkelijker onzekere variabelen toetsen;
  • En het stimuleert ons – verenigingen – om van elkaar te leren.”

Aanpak

Belasting verdelen door taken te verdelen

De Verenigingsmonitor is een relatief lange vragenlijst. Veel verenigingen zien het invullen daardoor als een behoorlijke uitdaging: ‘wie pakt dit op en hoe kunnen we het werk verdelen?’

Bij MHC Rosmalen namen voorgaande jaren de voorzitter en de secretaris de taak op zich. Dat was goed te doen, aldus Brants. Toch is hij blij met alle mogelijkheden van de nieuwste versie van de Verenigingsmonitor, want die maken het proces een stuk makkelijker. Vooral het feit dat je het werk beter kunt verdelen onder diverse portefeuillehouders en dat eerdere antwoorden al vooringevuld staan, maken een groot verschil. Brants: “De inspanning die je als vereniging moet doen wordt jaarlijks kleiner, en als we het met veel clubs doen wordt het rendement alleen maar groter.”

Durf te reflecteren op jezelf

Na het invullen van de Verenigingsmonitor worden de prestaties van de vereniging meetbaar gemaakt in het Benchmark Dashboard. Deze gegevens geven je inzicht in wat er binnen je vereniging goed gaat, maar ook waar er nog aandachtspunten liggen. Waardevolle inzichten waar je als vereniging echt wat aan hebt. Maar om uit het dashboard de juiste conclusies te kunnen trekken en daar vervolgacties aan te geven, is het wel belangrijk dat je als vereniging op jezelf durft te reflecteren en hierin ook een kritische houding aanneemt, geeft Brants aan.

Maar niet alleen de gegevens in het Benchmark Dashboard kunnen waardevolle inzichten opleveren. Het is ook mogelijk dat je tijdens het invullen van de Verenigingsmonitor al onderwerpen tegenkomt waar je als vereniging op kunt reflecteren. Dit was ook het geval bij MHC Rosmalen. Zij stuitten op onderwerpen waar ze als vereniging nog weinig tot niks mee deden, zoals het verduurzamen van hun accommodatie. Dit gaf aanleiding tot zelfreflectie: ‘Is het verstandig om hier actie op te ondernemen? Kan het in de toekomst problemen opleveren als we hier nu niks mee doen?’ Brants: “Meestal ben je bezig met zaken die in jouw club actueel zijn, onderwerpen waar iedereen het op dat moment over heeft. Maar het is goed om soms ook aandacht te besteden aan onderwerpen die minder aan de huidige actualiteit verbonden zijn, om te voorkomen dat die op een later moment misschien toch issues gaan opleveren.”

Leer van elkaar

Een van de kenmerken die het Benchmark Dashboard zo interessant maakt is de mogelijkheid om de prestaties van jouw vereniging te vergelijken met die van andere verenigingen. Je kunt hierbij, door gebruik te maken van verschillende filters, heel breed of juist heel specifiek vergelijken. MHC Rosmalen is bijvoorbeeld vooral nieuwsgierig naar verenigingen van dezelfde schaalgrootte: ‘Hoe doen verenigingen met een vergelijkbaar aantal leden het?’

Technische zaken, doelgroepen, arbitrage, financiën, accommodatie; er zijn heel veel onderwerpen waarop je je vereniging kunt vergelijken. MHC Rosmalen vond het interessant om te benchmarken op het gebied van financiën. Het trainersloon bijvoorbeeld: ‘wat zijn realistische bedragen om aan trainers uit te keren?’ Om die vraag goed te kunnen beantwoorden is het handig als je weet hoe dat bij andere verenigingen zit. Op basis van die gegevens kan MHC Rosmalen concluderen of ze met hun trainersloon aan de hoge of juiste de lage kant zitten én of ze daar vervolgens ook actie op moeten ondernemen.

Brants: “We leren veel door goed naar elkaar te kijken. Om de Verenigingsmonitor echt waardevol te maken moeten alle clubs meedoen. Dan hebben we als verenigingen nog beter vergelijkingsmateriaal, bouwen we samen aan de kwaliteit van de hockeycultuur in Nederland en helpen we de KNHB om gericht onze belangen naar andere partijen toe goed te behartigen.”

Omarm de conclusies voor nieuwe beleidsplannen

Of je ze nu hebt opgehaald tijdens het invullen van de monitor of tijdens het benchmarken in het dashboard: alle nieuwe inzichten kun je vervolgens gebruiken voor het herijken van jullie beleidsplannen. Gefundeerde en toekomstbestendige beleidsplannen!

Bekijk alle best practices


Deel deze pagina