HC Eemvallei trots op zeer geslaagde digitale ALV

Johan Joldersma, secretaris bij HC Eemvallei: “De digitale ALV verliep rustiger en gestructureerder dan normaal en dat met meer deelnemers dan de vorige jaren”

Inleiding

Omdat in coronatijd een fysieke bijeenkomst met een grote groep niet mogelijk is, organiseerde hockeyclub Eemvallei onlangs als één van de eerste hockeyverenigingen van Nederland een digitale algemene ledenvergadering (ALV). De Amersfoortse vereniging bekeek eerst wat mogelijk was en zocht vervolgens zelf naar de benodigde tools om dit in praktijk te brengen. Met een hogere opkomst – en zelfs meer structuur – dan normaal werd de digitale ALV een doorslaand succes.

Resultaten

– Toch een ALV kunnen houden en belangrijke beslissingen kunnen nemen in coronatijd
– Een ALV die zelfs rustiger en gestructureerder verloopt dan normaal
– Leden kunnen live verdiepende vragen stellen in de chat
– Leden kunnen tijdens de digitale ALV online hun stem uitbrengen

Aanpak

Bekijk je statuten
De statuten van een vereniging kunnen nu al bepalen dat leden tijdens de ALV elektronisch kunnen stemmen. Het was echter nog niet mogelijk de gehele ALV volledig digitaal (dus bijvoorbeeld via videoverbinding) te laten plaatsvinden. Inmiddels is daar dankzij een speciale noodwet verandering in gekomen. Verenigingen mogen daardoor nu een digitale ALV beleggen. Het is nog niet duidelijk of de spoedwet verlengd gaat worden (dat kan na 1 september steeds met twee maanden) en of na deze tijdelijke situatie digitaal stemmen structureel mogelijk wordt gemaakt.

“Toen bleek dat fysiek bij elkaar komen voor de ALV niet mogelijk was, besloten we al gauw aan de slag te gaan met het organiseren van een digitale ALV”, vertelt Johan Joldersma, secretaris en organisator van de digitale ALV bij HC Eemvallei. “De insteek daarbij was wel, om sowieso meer dan honderd leden online bij elkaar te brengen en dat is met 111 aanwezigen ook ruimschoots gelukt.”

Zoek de juiste tools
Een digitale ALV is niet te organiseren zonder de juiste digitale tools. NOC*NSF heeft 5 aanbieders een presentatie van hun product laten geven en op basis daarvan een verkort overzicht gemaakt van oplossingen voor verschillende situaties (sportbond/vereniging, groot/klein). Deze betaalde aanbieders zijn hier te vinden. HC Eemvallei besloot echter zelf op zoek te gaan naar een gratis programma. Met succes.

“Na lang zoeken hebben we gekozen voor GoToMeeting, omdat zij goed zijn voor een vergadering tot 250 personen en ze een gratis proefperiode hebben”, legt Joldersma uit. “Het kostte ons dus niets, wat extra voordelig is in deze periode. Het online stemmen tijdens de ALV hebben we gedaan met DirectPoll, dat eveneens gratis is. Dat programma creëert unieke tokens, waardoor mensen die zich aangemeld hebben voor de ALV ook de juiste hoeveelheid stemmen kunnen uitbrengen. Soms zijn dat er bijvoorbeeld twee, omdat een ouder zelf lid is, maar ook stemt namens zijn of haar kind. Dat moet wel correct gebeuren.”

Bereik en help je leden
HC Eemvallei zette – zoals bij een normale ALV – ruim van tevoren alle documenten, punten en beweegredenen voor de ALV online. De eerste uitnodiging voor de digitale ALV werd drie à vier weken van tevoren verstuurd naar alle leden. “Ze kregen van ons vervolgens nog twee e-mails”, vertelt Joldersma. “De eerste vrijwel direct: een bevestiging van de aanmelding. En drie dagen voorafgaand aan de ALV hebben we ze hun unieke inlogcodes en tokens gestuurd, met een uitgebreide uitleg hoe alle programma’s werken en waarom we het op deze manier doen. Vooral dat laatste is belangrijk, omdat je niet zomaar van iedereen kunt verwachten dat ze alles direct begrijpen. Leg het dus goed uit. Dat voorkomt problemen achteraf.”

Zorg voor een duidelijke structuur
“Tot slot is het belangrijk om tijdens de digitale ALV een duidelijke structuur neer te zetten”, benadrukt Joldersma. “Onze leden hadden in een eerder stadium al gecheckt of de link werkte (vraag ze dat in de mail), waardoor de vergadering stipt om 20.00 uur kon beginnen. De eerste tien minuten heb ik uitgelegd hoe alles procesmatig zou gaan verlopen. Ook heb ik toen iedereen gevraagd zijn microfoon uit te zetten en alle vragen te stellen via de chat, omdat dat het beste werkt. Vervolgens ging alles eigenlijk heel soepel, zelfs gestructureerder dan normaal. Doordat iedereen zijn vraag meer laagdrempelig dan op een normale ALV kon stellen, was de interactie ook hoger dan gebruikelijk. En met 111 deelnemers hadden we ook nog eens meer aanwezigen (80-90) dan normaal.”

Voor uitgebreide informatie op de site klik hier.

Bekijk alle best practices


Deel deze pagina