Verenigingsdata en onderzoek

De KNHB ontvangt regelmatig vragen van verenigingen over de gegevens die zij verzamelt voor onderzoek en analyses. Verenigingen willen bijvoorbeeld weten wie hun verenigingsgegevens kan inzien. Tegelijk vragen gemeenten en andere partijen steeds vaker om data voor beleidsplannen of adviesrapporten, zoals: ‘Mag ik als gemeente cijfers ontvangen over het aantal hockeyers in mijn gemeente?’

Gebruik van persoonsgegevens en verenigingsgegevens

Met dit document beantwoordt de KNHB vragen van gemeenten en legt zij uit hoe zij omgaat met de verenigingsdata waarover zij beschikt.

We gaan in op drie vragen:

Welke data verzamelt de KNHB?
Om welke gegevens gaat het en hoe verkrijgt de KNHB deze?
Hoe gebruikt de KNHB deze data?
Waarvoor gebruikt de KNHB de gegevens en hoe vraagt zij hiervoor toestemming?
Hoe lang bewaart de KNHB data?
Hoe slaat de KNHB gegevens op en wat zijn de bewaartermijnen?

1. Waaruit bestaat deze data?

De data die de KNHB verzamelt bestaat uit twee soorten gegevens: persoonsgegevens en verenigingsgegevens. Aan deze gegevens komt de KNHB op twee verschillende manieren: uitwisseling met de leveranciers van verenigingspakketten en directe uitvraag (bijvoorbeeld door middel van een vragenlijst).

Dit leidt tot de volgende matrix:

	Persoonsgegevens	Verenigingsgegevens
Uitwisseling verenigingspakketten	gegevens zoals naam, (e-mail)adres, geslacht, geboortedatum, etc.	gegevens zoals naam, e-mailadres, veldaantallen, ledenaantallen, etc.
Directe uitvraag door KNHB	gegevens zoals naam, (e-mail)adres, geslacht, geboortedatum, etc.	gegevens zoals financiën, beleidskeuzes, aantallen trainers en coaches

2. Gebruik data

2.1 Intern gebruik

Contactgegevens

De KNHB gebruikt de contactgegevens van verenigingsfunctionarissen voor haar werkzaamheden. Hieronder valt ook het benaderen van deze functionarissen voor onderzoek of deelname aan panels (zie privacystatement KNHB).

De KNHB kan ook contactgegevens gebruiken van personen die geen verenigingsfunctionaris zijn, bijvoorbeeld om hen uit te nodigen voor onderzoek of panels. In dat geval krijgen zij altijd de mogelijkheid om zich hiervoor uit te schrijven (zie privacystatement KNHB).

Overige data

Voor onderzoek en analyses deelt de KNHB persoonsgegevens en verenigingsgegevens intern met medewerkers en vrijwilligers, maar alleen als dit nodig is voor hun werkzaamheden.

Waar mogelijk werkt de KNHB met geaggregeerde data, zodat gegevens niet te herleiden zijn tot individuele personen of verenigingen. In sommige gevallen kan het nodig zijn om met ruwe data te werken. Waar mogelijk wordt deze data vooraf geanonimiseerd*.

De KNHB gaat zorgvuldig met deze gegevens om. Bestanden worden niet via e-mail gedeeld, maar uitsluitend via de beveiligde SharePoint-omgeving.

* Bij gevoelige informatie, zoals financiële gegevens van verenigingen, maakt de KNHB een extra zorgvuldige afweging: wie heeft deze informatie nodig en op welke manier wordt deze gedeeld?

2.2 Extern gebruik / delen met derden

Contactgegevens

De KNHB deelt contactgegevens van verenigingsfunctionarissen of andere personen niet met derden, tenzij hiervoor expliciet toestemming is gegeven en de doorgifte noodzakelijk is voor het beoogde doel.

De KNHB verkoopt contactgegevens nooit en stelt deze ook niet commercieel beschikbaar aan derden.

Overige data

Soms deelt de KNHB persoonsgegevens of verenigingsgegevens met andere organisaties. Dit gebeurt alleen wanneer:

hiervoor expliciet toestemming is gegeven;
dit wettelijk verplicht is;
dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met de KNHB; of
de KNHB hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

Met welke partijen kan data worden gedeeld?

De KNHB kan geanonimiseerde persoonsgegevens en/of verenigingsgegevens delen in het belang van de hockeysport of de sportsector, bijvoorbeeld bij:

Onderzoek naar sport of hockey, uitgevoerd door partijen zoals NOC*NSF, het Mulier Instituut of adviesbureaus zoals BMC.
Beleidsvraagstukken of adviestrajecten voor de hockeysport, bijvoorbeeld in samenwerking met gemeenten of gespecialiseerde onderzoeks- en adviesbureaus.

In deze gevallen levert de KNHB de informatie uitsluitend in rapportagevorm aan. De gegevens worden altijd geanonimiseerd op persoonsniveau en waar mogelijk ook op verenigingsniveau. De KNHB verstrekt nooit ruwe databestanden.

De KNHB hanteert daarbij de volgende voorwaarden:

De KNHB wordt altijd als bron vermeld.
De informatie mag alleen worden gebruikt voor het afgesproken doel.
De informatie mag niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden.
Bij beleids- of adviestrajecten informeert de KNHB de betrokken verenigingen vooraf en vraagt zij in algemene zin toestemming voor het delen van de informatie.

3. Bewaartermijn data

Meer informatie over de bewaartermijn van de data vind je hier.

Official partners Koninklijke Nederlandse Hockey Bond